OPMERKING: Met Event- en Incident Raporten kunnen gepersonaliseerde formulieren worden aangemaakt, deze kunnen worden ingevuld via het pc-webportaal en/of de mPost-applicatie.
De volgende uitleg is gebaseerd op de Beheer van evenement-pagina, hoewel de pagina Beheer van incident volledig dezelfde werking deelt (behalve planning).
Creatie van een rapport
1.Ga naar het menu Parameters en open de pagina Evenementen beheer (of Incidenten beheer).
2.Klik op Een evenement toevoegen
Hierdoor wordt de Formulierbouwer geopend, hiermee kan u uw rapport opbouwen/configureren
- Formulier naam: Stel hier een titel in voor uw formulier.
- Beschrijving: Voer hier een beschrijving voor dit formulier in. Dit wordt aan de gebruiker getoond bij het openen het rapport.
- Weergave mPost: Via dit pictogram, krijgt u een voorbeeld van hoe het formulier eruit ziet in de mobiele applicatie mPost.
- Instellingen van het formulier: Dit pictogram laat u toe om bepaalde parameters te definiëren (zie volgende sectie).
- Lijst van elementen/items: hier worden de geconfigureerde elementen/velden op volgorde weergegeven.
- Formulier opslaan/Annuleren: Met deze 2 knoppen, kunt u uw werk opslaan of aanpassingen annuleren.
- Formulier objecten: hier staan alle verschillende soorten elementen en velden vermeld die kunnen worden gebruikt om uw formulier samen te stellen.
Parameters van een rapport
- Type: Met deze keuzelijst kunt u een bestaande categorie selecteren of een nieuwe aanmaken door tekst te typen. Deze categorisatie is vervolgens zichtbaar voor agenten om rapporten te sorteren/identificeren.
- Prioriteit: Selecteer een niveau uit de 3 beschikbare niveaus. Dit wordt weergegeven in het eindrapport en de hoge prioriteit wordt aangegeven door de rapportregel in het vet en rood weer te geven in het logboek en het Command Center.
- Standy modus: stelt agenten in staat om hun rapport open te laten (gepauzeerd) om het later of door een collega (hun aflossing of hun supervisor) verder aan te vullen.
De activering ervan zal ook een nieuw veld weergeven om de maximale duur van deze open status in dagen te definiëren. Na deze tijd wordt het rapport vermeld als een anomalie. - Toewijsbaar aan een agent: alleen activeerbaar als het formulier open kan worden gelaten. Met deze optie kan een gebruiker een andere gebruiker toewijzen aan een geopend formulier om bijvoorbeeld te vragen het verder aan te vullen. Indien geactiveerd, wordt een nieuw veld weergegeven waarmee u deze toekomstige formulieren automatisch kunt toewijzen aan een groep gebruikers.
- Automatic scoring question: deze optie voegt onderaan uw rapport een veld toe dat een resultaat, een score, zal genereren op basis van de antwoorden die tijdens het schrijven zijn gegeven, dankzij het gebruik van typevelden Ja/Nee (waarbij Ja=geslaagd en Nee=mislukt) . Een extra veld vraagt u een percentage om te slagen te definiëren (tussen 0 en 100).
Items/velden toevoegen
Laten we nu verder gaan met de inhoud van uw rapport: begin met het kiezen van een element/veldtype uit het rechterpaneel met de naam Formulier objecten en sleep het vak (hier Checkbox) naar de enige groep die wordt weergegeven (genaamd Nieuwe groep).
OPMERKING: De lijst met beschikbare elementen is lang, gebruik de scrolbalk om alles te kunnen zien.
U zult merken dat door een klik op een element vast te houden, dat dit in het blauw "opvalt". Door met dit element over uw rapport te bewegen, wordt de uiteindelijke positie ervan, afhankelijk van de positie van uw cursor, aangegeven door een inzet: grijs als het het eerste element van een groep is, gestippeld als het een bijkomend element is.
Bewerken van items/velden
Klik op een item in uw rapport om het te implementeren en de verschillende opties te bekijken:
- Hier wordt het type van dit element/item weergegeven.
- Formuleer hier uw vraag waarop gebruikers een antwoord kunnen geven.
Daarnaast is ter informatie een weergave van het veld toegevoegd (hier een checkbox).
Opmerking: afhankelijk van het type veld dat wordt gebruikt, moeten mogelijk andere velden worden ingevuld.
Bij een lijst zul je bijvoorbeeld ook de verschillende mogelijke antwoorden moeten ingeven. - Activeer deze optie om dit veld verplicht te maken voordat de gebruiker zijn formulier kan opslaan om het later te voltooien (uw rapport moet open kunnen blijven vanuit de algemene parameters). Dit weerhoudt de gebruiker er echter niet van zijn rapport af te sluiten.
- Schakel deze optie in om dit veld verplicht te maken voor het afsluiten van formulieren. Zonder dit antwoord kan de gebruiker zijn formulier niet sluiten.
Opmerking: opties (3) en (4) kunnen samen worden gebruikt, afhankelijk van het gewenste gedrag. - Activeer deze optie om de antwoorden van dit veld te onderwerpen aan de GDPR-module van uw platform. Laat het volgende veld leeg om de algemene bewaartermijn van het platform te gebruiken of vul een aantal maanden in om een uitzondering te maken. Na de deadline worden de antwoorden gewist door middel van anonimisering.
- Door deze optie te activeren, kan antwoord in dit veld rechtstreeks worden weergegeven in het logboek van het menu Raadpleging.
- Klik op deze knop om dit item er direct onder te dupliceren.
- Klik op Annuleren om de huidige wijzigingen ongedaan te maken.
- Klik op Verwijderen om dit item/veld volledig uit het formulier te verwijderen.
- Klik op opslaan om de huidige configuratie op te slaan.
Bewerken van een groep
U kunt groepen ook bewerken door op hun donkergrijze kader te klikken.
- Geef uw groep hier een naam.
- Als deze optie actief is op uw platform, kunt u uit deze lijst de gebruikerstypes verwijderen die niets kunnen wijzigen in de configuratie van deze groep en de elementen/velden die deze bevat (erg handig voor grote gestructureerde sites met algemene en lokale beheerders ). Maakt het bijvoorbeeld mogelijk om ervoor te zorgen dat een deel van een formulier identiek blijft, terwijl de andere groepen aanpasbaar blijven volgens de lokale/structurele behoeften.
- Door deze optie te activeren, kunt u de weergave van deze groep (deze wordt dus verborgen wanneer het rapport wordt geopend) koppelen aan een of meer voorwaarden, op basis van de antwoorden die elders in dit rapport zijn gegeven. Voorbeeld: de groep "Schade" wordt alleen weergegeven als agenten "Ja" antwoorden op de vraag "Is er materiële schade?" van een vorige groep.
Opmerking: alleen gesloten antwoordvelden kunnen worden gebruikt: checkbox, nummer, lijst en ja/nee. - Verwijder de groep en de velden die deze bevat volledig.
-
Klik op deze knop om deze groep er direct onder te dupliceren.
- Klik op Annuleren om de huidige wijzigingen ongedaan te maken.
- Klik op Opslaan om de huidige groepsconfiguratie op te slaan.
Bestaande rapporten aanpassen
Zodra uw rapport is opgeslagen, verschijnt het in de lijst op de pagina Evenementen- / Incidenten beheer:
Van links naar rechts kunt u:
- Bekijk Rapportconfiguratie en een voorbeeld voor de invuller.
- Je ziet de naam, type, de prioriteit en de huidige status (aanklikbaar om in/uit te schakelen).
- Bekijk de instructies die gelinkt zijn met dit formulier.
- Stel de Notificaties in (via de kopregel of op de regel van het formulier).
- Voorzie een Planning om dit formulier op wederkerende basis te laten voltooien.
- Beheer Autorisaties van verschillende gebruikerstypen voor 4 acties:
- Lezen: wie dit formulier kan zien in het logboek.
- Opmaken: wie dit formulier kan openen en voltooien.
- Bewerken: wie dit formulier kan bewerken als het open blijft.
- Sluiten: wie kan dit formulier sluiten als het open blijft.
- Editeren: Om het formulier te wijzigen (configuratie/structuur/een veld toevoegen...).
- Dupliceren: Om dit formulier te dupliceren.
- Verwijderen: Om het aangevinkte formulier te verwijderen.
- Alle filters verwijderen: die u via de koppen kon instellen.