Ajouter une Notification à un Rapport individuellement
1. Rendez vous vers le menu Paramétrage et ouvrez la page Gestion des Evénements (ou Gestion des Incidents).
2. Sur la ligne du modèle de Rapport voulu, cliquez sur l'icône d'enveloppe correspondant de la colonne Notifications.
3. Dans le nouveau cadre, cliquez sur Ajouter une Notification.
4. Cliquez sur le champ Notifications pour dérouler les 6 déclencheurs de notification disponibles.
5. Vous pouvez y sélectionner un ou plusieurs déclencheurs pour une même notification.
NOTE: Utilisez les 2 liens Tous et Aucun de droite pour rapidement ajouter tous les déclencheurs ou Aucun pour recommencer à zéro.
Début: notifie lorsque l'utilisateur rédacteur commence son Rapport et sélectionne "Laisser ouvert uniquement" pour sauvegarder celui-ci pour complétion ultérieure.
Modification: notifie lorsque l'utilisateur rédacteur continue le Rapport en le rouvrant depuis la page Rapports Ouverts.
Fin: notifie lorsque l'utilisateur rédacteur clôture le Rapport, soit directement après l'ouverture, soit depuis la page Rapports Ouverts.
Retard de début: va lancer une notification lorsque un Rapport planifié n'a pas été débuté avec un délai de 5 minutes.
Retard de fin: notifie lorsqu'un Rapport a dépassé le délai autorisé de mise en attente.
Commentaire ajouté: notifie lorsqu'un utilisateur a ajouté un commentaire à ce rapport.
6. Passez ensuite au champ suivant et cliquez sur Ajouter un destinataire, plusieurs champs apparaissent. Commencez par le champ Profil du destinataire:
NOTE: Il existe 3 types de destinataires différents dans ce menu:
Utilisateur GuardTek: est un destinataire possédant déjà un compte utilisateur sur votre plateforme (client, agent, chef poste, superviseur, ...).
Employé/Résident: est un destinataire dont les informations sont renseignées sous le module Visiteurs en tant qu'Employé/Résident. Cette option est utile dans le cas de personnes connues dans le système, devant être notifiée sans être en possession d'un compte utilisateur à GuardTek. Par exemple un employé de la maintenance.
Autre Contact: est un destinataire devant être notifié mais totalement externe de GuardTek. Par exemple un fournisseur, un client.
7. Sélectionnez donc le type de destinataire voulu.
Les utilisateurs GuardTek et Employé/Résident existants pourront être retrouvés dans le menu dynamique Destinataire du rapport. Le cas contraire tournez vous vers le module Utilisateurs ou Visiteurs.
Dans le cas d'un Autre Contact, si existant il se retrouvera dans la liste dynamique également, mais dans le cas d'une création, sélectionnez -- Nouveau contact -- dans le menu suivant. Cela affichera plusieurs autres champ vous permettant alors de renseigner toutes les données nécessaires.
8. Si le destinataire sélectionné n'a aucune adresse email renseignée, utilisez le second champ Recevoir l'alerte par pour en encoder une directement.
Si une adresse est déjà liée, celle-ci apparaitra directement dans le second champ ad hoc.
9. Le 1er champ Recevoir l'alerte par vous permet de choisir le moyen de notification voulu: SMS, Email ou Synthèse vocale (=un robot téléphonique lira alors la notification par appel).
REMARQUE: Certaines Notifications ne sont pas possibles par SMS ou Synthèse Vocale, ces choix seront alors cachés de cette liste.
De même, au moins un déclencheur doit être sélectionné avant que cette liste s'active (voir point 4).
10. Cliquez enfin sur Valider pour ajouter ce destinataire.
Recommencez au point 6 pour ajouter d'autres destinataires ou passez à l'étape suivante.
11. Le champ suivant, Objet de l'Email, vous permet de définir précisément la combinaison d'informations qui constituera le sujet/objet de l'email qui sera envoyé à chaque notification.
Par défaut cette combinaison commence par le déclencheur, le nom du Rapport, sa référence unique (si configuré sur votre plateforme) et le Poste d'origine. A cela vous pouvez ajouter d'autres éléments en cliquant dans le cadre du champ et en utilisant les menus déroulants qui s'affichent.
Nous vous conseillons de rester concis et clair.
12a. Le fonctionnement du champ suivant, Définir des conditions?, est expliqué au point suivant.
Une fois que tout est paramétré comme voulu, cliquez sur Enregistrer tout en bas de l'encadré.
Après un chargement, les champs se videront automatiquement pour vous permettre d'encoder d'autres notifications à la suite et votre encodage sera listé sous le cadre.
Cliquez sur Annuler pour arrêter l'encodage de notification, fermer ce cadre et revenir à la liste des destinataires.
Depuis cette liste vous pouvez:
- modifier un destinataire en cliquant sur le crayon de la colonne Editer.
- désactiver ou réactiver un destinataire en cliquant sur l'icône de la colonne Statut.
Ajouter des Conditions
12b. (Facultatif) Si vous souhaitez filtrer ou limiter le nombre de notifications qu'un destinataire va recevoir, activez le champ Définir des conditions? sur Oui afin d'en mettre en place.
Cela va faire apparaitre 2 nouveaux groupes de champs vous permettant de définir des filtres/limitations/règles basées sur les réponses données dans le Rapport.
2 groupes pour 2 scénarios ici:
1- Satisfaire au moins UNE des conditions suivantes pour définir des conditions indépendantes.
La notification sera envoyée si une condition est remplie.
2- Doit satisfaire TOUTES les conditions suivantes pour définir plusieurs conditions cumulatives.
La notification sera envoyée seulement si toutes les conditions sont remplies.
13.1. Choisissez donc d'abord l'un des 2 groupes selon votre scénario.
13.2. Dans le groupe voulu, cliquez sur le champ Question pour déployer une liste contenant tous les champs du Rapport concerné et choisissez l'une d'elles.
NOTE: Seules les questions fermées sont affichées.
13.3. Cliquez ensuite sur le champ suivant Est pour y sélectionner un "vérificateur": égal, n'est pas égal, est plus petit que, est plus grand que, etc...
13.4. Dans le 3e champ, qui se peuplera selon les réponses possibles au champ Question, sélectionnez la réponse sur laquelle se basera la condition actuelle.
13.5. Pour terminer cliquez sur le + de droite pour valider la condition et en ajouter d'autres.
Ou utiliser le - pour retirer une condition existante.
13.6. Quand toutes les conditions ont été définies cliquez sur Enregistrer.
Ajouter une Notification globale
1. Rendez vous vers le menu Paramétrage et ouvrez la page Gestion des Evénements (ou Gestion des Incidents).
2. Dans l'entête de la colonne Email/SMS, cliquez sur l'enveloppe tout en haut.
3. Le même cadre qu'une notification individuelle s'affiche alors, mais ici vous configurerez des Notifications généralisées, globales.
4. Référez vous aux étapes 3 à 13 du déroulé d'une Notification individuelle.
REMARQUE: Logiquement il est impossible de configurer des conditions pour des notifications générales.