Pour savoir comment créer un Rapport veuillez consulter l'article Créer un Rapport d'Activité (Evénement ou Incident).
Qu'est-ce qu'un Elément?
Un Elément, ou Champ, est un type de question posée à l'Utilisateur rédacteur dans le cadre d'un Rapport. Ils peuvent être individuellement définis comme obligatoire, contenant des données personnelles, etc...
Exemples: vous souhaitez créer un Rapport dans le cas où un colis est déposé à la réception du bâtiment. En utilisant différents Eléments dans un Rapport vous pourrez rassembler les informations pertinentes: société de livraison, date et heure exacte, société cliente destinataire, destinaire individuel, commentaires du rédacteur, photo du colis, dégâts éventuels, ...
Les différents types d'Eléments
Cette section va expliquer en détails les 16 différents types d'Eléments à votre disposition, leur affichage sur Post et mPost et leur fonctionnement.
NOTE: L'Elément Groupe est différent car il permet de grouper d'autres Eléments.
Les 16 autres Eléments doivent toujours être placés dans un Groupe.
Après avoir insérer un Elément dans la structure de votre Rapport, cliquez sur son encadré pour afficher les 10 options communes:
- Un Titre pour nommer votre Elément, comme une question posée aux futurs rédacteurs.
- Un interrupteur Obligatoire lors de la soumission pour le suivi utilisé pour obliger les rédacteurs à fournir réponse avant qu'ils puissent maintenir leur Rapport ouvert mais pas pour le clôturer.
- Un interrupteur Cette question est obligatoire utilisé pour obliger les rédacteurs à fournir réponse avant qu'ils puissent le clôturer (cumulable avec l'interrupteur 2 si réponse nécessaire dans les 2 cas).
- Un interrupteur Contient des données personnelles permettant d'assujettir les réponses données ici aux module RGPD de GuardTek. Le champ Conserver les données pour X mois permet de définir une exception à la régler généralisée. Très utile pour se maintenir en règle par rapport au RGPD pour les identités, immatriculation, etc...
- Un interrupteur Inclure dans les informations complémentaires permettant d'afficher les réponses données directement dans la dernière colonne des pages Journal de Sécurité et Rapports Ouverts. Cela facilite la recherche et l'identification d'un Rapport en se basant sur la réponse du rédacteur.
- Un champ Identifiant pour l'intégration dont l'utilité est très ciblée (voir votre CSS pour plus d'informations).
- Un bouton Dupliquer permettant de cloner l'Elément et sa configuration.
- Un bouton Annuler pour ignorer vos modifications et fermer l'Elément actif.
- Un bouton Supprimer pour retirer l'Elément de votre Rapport (attention irrécupérable).
- Un bouton Enregistrer le champ pour sauvegarder la configuration.
Case à cocher
Sous mPost il s'agit simplement d'une case à cocher en la touchant:
>
Sur Post ce sont 2 boutons: Oui et Non:
Se configure simplement en encodant un intitulé.
Très utile pour demander confirmation d'une action requise.
Heure
Sous mPost il s'agit de 2 champs avec des boutons + et -:
Sur Post ce sont 2 champs:
Se configure simplement en encodant un intitulé.
Libellé (texte informatif)
Sous mPost il s'agit simplement d'une vignette, sans actions possibles:
Même chose sur Post:
Se configure simplement en encodant votre texte comme intitulé.
Très utile pour rappeler une information, une requête précise ou toute information que vous souhaitez être lisible par l'agent au sein de son Rapport.
Nombre
Sous mPost il s'agit d'une simple ligne de texte qui n'accepte cependant que des numéros. Si vous souhaitez des chiffres avec décimales, vous devrez utiliser un champ texte sur 1 ligne.
Même chose sur Post:
Se configure simplement en encodant un intitulé.
Très utile pour fournir une quantité (de personnes, de kilos, ...), un âge, une référence de bagde, un numéro de téléphone.
Liste de choix
Sous mPost cet Elément affichera les différents choix définis:
Post les affichera sous forme de liste à bouton, limité à une sélection unique:
Se configure en encodant chaque options dans la liste de 3 champs de base. Cette liste peut être agrandie en cliquant sur le + ou rétrécie via l'icône de Poubelle à droite et les options réordonnées via les 3 points de gauche.
Très utile pour toute question à réponses fermées/prévues (inspections, quizz, lieux-dits, fournisseurs, ...).
Champ texte sur une ligne
Sous mPost cet Elément affichera un champ encodable au clavier:
Sur Post ce sera un simple champ également:
Se configure en encodant un intitulé.
Très utile pour fournir des identités, des immatriculations, des réponses ouvertes, des remarques.
Date
Sous mPost cet Elément affichera 3 listes à défilement:
Sur Post ce champ activera un calendrier complet ou le jour dois être simplement cliqué:
Se configure en encodant simplement un intitulé.
Très utile pour communiquer dates, délais, rendez-vous, ...
Image
Sous mPost l'image s'affichera selon sa résolution et le rédacteur pourra ajouter toutes annotations utiles simplement en glissant son doigt sur l'image (ici en rouge):
Même principe sur Post, à la souris cette fois. De plus 3 boutons supplémentaires s'affichent:
Retour en arrière, Effacer tout et Retour en avant:
Se configure en encodant un intitulé et en important une image (jpg ou gif) depuis votre ordinateur en cliquant sur Télécharger une image.
Très utile pour préciser un dégât ou une localisation.
Menu déroulant
Sous mPost, comme pour les Liste de Choix, cet Elément affichera les différents choix définis:
Post les affichera sous forme de menu déroulant:
Se configure en encodant chaque options dans la liste de 3 champs de base. Cette liste peut être agrandie en cliquant sur le + ou rétrécie via l'icône de Poubelle à droite et les options réordonnées via les 3 points de gauche.
Très utile pour toute question à réponses fermées/prévues (inspections, quizz, lieux-dits, fournisseurs, ...).
Champ texte multi-ligne
Sous mPost un bloc de texte pourra être rempli au clavier:
Post affichera également une zone de texte redimensionnable avec un bandeau d'outils de mise en forme utilisable librement. Attention cependant: évitez les collage de textes provenant d'autres sources (email, site internet, pdf, ...) car du code peut être transmis de manière invisible.
Se configure simplement en encodant un intitulé.
Très utile pour toute question à réponses ouvertes, requérant des détails. Mais attention, ces champs ne sont ni analysables, ni affichés comme informations complémentaires (voir point 5 plus haut).
Signature
Sous mPost un cadre permet de signer/annoter au doigt:
Post affichera également une zone de dessin utilisable à la souris
Se configure simplement en encodant un intitulé.
Très utile pour signatures ou accusé de réception.
Oui / Non
Sous mPost un simple interrupteur Oui / Non est affiché:
Post affichera également 2 boutons Oui et Non.
Se configure simplement en encodant un intitulé.
Très utile pour toute question à réponses totalement fermées: Superviseur prévenu?, appel externe, ...
Localisation GPS
Sous mPost un encadré va simplement demander au rédacteur d'enregistrer sa position actuelle.
Cette fonction est logiquement inutilisable sur Post.
Se configure simplement en encodant un intitulé.
Très utile pour avoir une localisation GPS: incident de clôture, infraction sur parking, incident, ...
Attention à prendre en compte la qualité du signal GPS.
Téléchargement d'image
Sous mPost, activer ce bouton va activer l'appareil photo. La photo prise alors sera affichée pour confirmation, permettant de la refaire via Remplacer ou l'effacer via Retirer. Un bouton permet aussi de signaler des données personnelles afin de relier cette photo au RGPD.
Sous Post un cadre grisé s'affiche, cliquable qui ouvre une fenêtre d'exploration pour recherche un fichier image (jpg ou gif) sur votre ordinateur. Il y a également un curseur RGPD.
Se configure simplement en encodant un intitulé.
Très utile pour recevoir des images d'une situation, plus rapide pour le rédacteur qu'une longue description. Mais attention à la consommation data depuis les smartphone.
Sous mPost un champ texte permet l'encodage d'une adresse email. Le système reconnait la validité d'une adresse (@ et .com/fr/...) et cela enverra un email dès la clôture du rapport.
Même chose pour Post.
Se configure simplement en encodant un intitulé.
Très utile pour directement envoyer le rapport vers l'adresse email encodée ici, à titre de copie ou simplement de notification.
Liste personnalisée
Sous mPost votre liste personnalisée (voir cet article) s'affiche comme une liste habituelle, avec un champ de recherche:
Sur Post c'est le même principe.
Se configure en sélectionnant la liste personnalisée depuis la liste disponible. Votre liste personnalisée doit être déjà prête avant de configurer ce type d'Elément.
Très utile comme toute liste pour des questions fermées, à réponses prédéterminées mais tout l'intérêt de la liste personnalisée est d'avoir une liste unique utilisable dans autant de Rapports que nécessaire. Ainsi une modification de la liste ne se fait qu'un à seul endroit et pas dans chaque Rapports individuellement.
Champ Code Barre
Uniquement utilisable via mPost (utilisation de la caméra oblige), ce champ va ouvrir la caméra du smartphone pour lire un code barre, un code QR ou même un pointeau NFC pour en recopier la référence au format textuel dans le champ réponse du rapport.
Pointeau NFC: appuyez sur cette tuile-question pour l'ouvrir et passez simplement le pointeau au dos de l'appareil, il bippera (ou vibrera) et affichera sa référence comme réponse.
Code Barre / Code QR: appuyez sur cette tuile pour l'ouvrir et cliquez sur Scan pour ouvrir la caméra. Cadrez le code barre horizontalement dans son entièreté ou le code QR dans son ensemble pour bipper/vibrer et afficher la référence.
Groupe
Même principe sous mPost et Post, les Groupes peuvent être vus comme des sections, des chapitres de Rapports. Ils ne nécessitent aucune action de la part du rédacteur.
Par contre leur configuration est totalement différente d'un des 16 Eléments habituels.
1. Nom du groupe: donnez ici un titre à ce Groupe, cette section.
2. Ces rôles peuvent éditer...: (droit spécifique) permet de limiter les types d'Utilisateurs pouvant modifier la configuration de ce groupe et tous les Eléments qu'il contient. Si un type d'Utilisateur décoché ici vient sur la configuration du Rapport, ce Groupe lui sera totalement grisé.
3. Ces rôles peuvent voir...: (droit spécifique) permet de cacher le groupe (et donc tous ses champs) aux types d'utilisateurs décochés de la liste. Les champs obligatoires dans un groupe caché sont ignorés.
4. Définir des conditions pour ce groupe: activez ce curseur pour afficher 2 encarts supplémentaires, chacun permettant de définir des conditions (individuelles pour le 1er, cumulées pour le 2nd) basées sur les réponses des rédacteurs depuis un ou plusieurs des autres groupes. Si ces conditions sont atteintes le groupe que vous configurez ici s'affichera, le cas contraire il restera caché aux rédacteurs.
5. Supprimer groupe: supprime le groupe ainsi que tous les Eléments qu'il contient.
6. Dupliquer: crée une copie du groupe actuel, directement à sa suite.
7. Annuler: invalide vos adaptations et revient à la configuration précédente.
8. Enregistrer: sauvegarde vos adaptations.
Remarques finales
Lors de la rédaction d'un Rapport sous mPost:
Si la question est obligatoire à la soumission pour suivi, la boule du coin supérieur gauche sera orange.
Si la question est obligatoire pour clôture, la boule du coin supérieur gauche sera rouge.
Après encodage cette boule passera en vert et pourra être ajouté photo et/ou vidéo et/ou remarque écrite via l'un des 3 boutons.
Lors de la rédaction d'un Rapport sous Post:
Toute obligation sera signifiée en toutes lettres en rouge ou orange également.
Et le rédacteur peut ajouter photo ou vidéos via les 3 petits points à droit du champ.