Comment configurer des Notifications de Rondes
Les différents déclencheurs de Notifications
Comment définir un destinataire de Notification
Comment configurer des Notifications de Rondes
1. Connectez vous au portail Guardtek.
2. Sélectionnez le poste de la Ronde que vous souhaitez planifier à l'aide de la liste déroulante dans le coin supérieur droit.
3. Ouvrez ensuite le menu Paramétrage et cliquez sur Gestion des Rondes:
4. Localisez la colonne Notification. L'enveloppe verte dans son entête sert à définir des Notifications globales, çàd pour toutes les Rondes.
Pour définir des Notifications individuellement, utilisez l'enveloppe verte présente dans cette même colonne mais surtout celle de la ligne de la Ronde concernée.
5. Toutes les Notifications paramétrées de la Ronde sélectionnée sont listées ici. Le cas échéant s'affichera alors "Aucun enregistrement".
Pour ajouter une Notification cliquez sur Ajouter un nouveau destinataire dans le coin supérieur droit.
6. Cliquez sur le champ Notifications pour afficher une liste de tous les déclencheurs.
NOTE: 2 liens se situant à droite de ce champ permet de sélectionner Tous les déclencheurs ou Aucun. Cliquez simplement sur l'un des 2 pour passer d'une option à l'autre.
7. Dans cette liste cliquez sur le déclencheur spécifique pour lequel vous allez ensuite définir un destinataire.
Vous pouvez sélectionner tous les déclencheurs, plusieurs ou juste un seul en recliquant dans le champ pour en ajouter, en utilisant la croix à leur gauche ou en utilisant les 2 liens de droite:
Les différents déclencheurs de Notifications
6 déclencheurs sont listés ici.
Voici leurs significations individuelles:
Tous les rapports de ronde - Le destinaire sera notifié à chaque fois que cette ronde est clôturée.
Rondes incomplètes - Le destinaire sera notifié lorsque la ronde sera clôturée alors que le nombre minimum de pointeaux à lire n'a pas été atteint.
Retard de départ en ronde - Le destinataire sera notifié si une ronde planifiée n'est pas commencée à temps comme défini sous l'onglet Planification Hebdomadaire.
NOTE: La notification sera générée au moment où l'heure définie et la tolérance de la ronde sera dépassé. Par exemple, une ronde planifiée à 12:00, avec une tolérance de 10 minutes, générera une notification qu'à 12:11 (12:00 + 00:10 +1).
Retard de retour de ronde - Le destinataire sera notifié dès que la durée de la ronde excédera sa durée prédéfinie et sa tolérance.
Lecture de pointeau hors zone - Le destinataire sera notifié aux 2 conditions suivantes: 1- L'option "Générer une anomalie lorsqu'un tag est lu hors de la zone géographique prévue" est active pour la ronde et 2- Le pointeau est lu au-delà du périmètre défini.
Ronde Manquée - Le destinataire sera notifié si, passé l'heure de fin et sa tolérance, une ronde planifiée n'a pas été débutée.
Comment définir un destinataire de Notification
Reprenons depuis l'étape 7 plus haut.
8. Cliquez sur le bouton Ajouter un destinataire dans le cadre Destinataire du rapport.
NOTE: Il existe 3 types de destinataires, celui par défaut étant un utilisateur enregistré sur la plateforme Guardtek.
-
Utilisateur Guardtek - est un utilisateur possédant un compte sur votre plateforme (géré via Gestion Utilisateurs).
-
Employé/résident - Cette option est typiquement utilisée pour les personnes/services devant être notifiées mais sans recevoir accès à la plateforme Guardtek (gérés via Annuaire Résidents du module Visiteurs). Par exemple un employé pas directement concerné par vos opérations mais faisant partie de la gestion de vos infrastructures.
- Autre Contact - utile pour notifier des personnes/services ne pouvant pas selon vous recevoir accès à la plateforme: fournisseurs, équipe de maintenance, gestionnaire immobilier, ...
8. Sélectionnez d'abord un des 3 profils de destinataire possibles dans la 1ère liste.
9. Retrouvez ensuite la personne dans la liste Destinataire du rapport (liste alphabétique dynamique avec filtrage).
Si vous ne retrouvez pas le Contact externe voulu, vous pouvez l'introduire directement en cliquant sur -- Nouveau contact --, cela affichera plusieurs nouveaux champ à encoder: Nom et Prénom, Société et Email:
10. Si le destinataire sélectionné possède déjà une adresse email ou un numéro de téléphone encodé dans son profil celui-ci sera automatiquement copié dans le champ suivant.
Le cas échéant sélectionnez le type de notification depuis la liste de gauche et encodez ensuite l'adresse email ou le numéro de téléphone avec le préfixe de pays (sans zéros et uniquement chiffres sans espace) dans le champ de droite.
NOTE: Ces 3 types de notification ne s'appliquent pas tous à tous les déclencheurs. Et cette liste sera vide si aucun déclencheur n'a été sélectionné plus haut.
N'oubliez pas de cliquer sur Ajouter pour enregistrer vos actions.
11. Le dernier champ Objet de l'Email vous permet d'encoder un préfixe dans les objets d'email générés (utile pour créer des filtres/actions d'email automatiques). Nous vous conseillons d'être clair et concis: pour un déclencheur "Tous" l'objet peut rester générique comme "Alerte Anomalie Ronde"; mais pour un déclencheur spécifique soyez plus spécifique également, comme "Ronde manquée".
12. Enfin, quand tout est complété, cliquez sur Enregistrer pour tout sauvegarder.
Tous les champs du cadre de paramétrage vont se vider afin de vous permettre d'encoder la notification et les destinataires suivants.
Ce que vous venez d'encoder va être listé sous ce cadre, 1 ligne par déclencheur, avec 2 icônes: activation/désactivation par clic sur le 1er icône (vert ou rouge selon statut) et édition via l'icône de crayon vert.