Qu'est-ce qu'une Ronde?

Les Rondes sont utilisées pour générer des rapports listant des "points de contrôles" contrôlés pour un utilisateur via l'application mPost sur un site. Il existe plusieurs façons de configurer ces points de contrôle et de définir la méthode de scannage sur le terrain. Ces pointeaux de contrôle sont personnalisables afin de fournir au client ce qu'il souhaite voir sur ces rapports.

Sommaire

• Gestion des Rondes
• Rondes Pointeaux
• Pointeaux NFC
• Codes QR
• Responsabiliser les Patrouilleurs
• Rondes avec GPS
• Points de Contrôle GPS
• Suivi GPS Exclusivement
• Rondes “Visuelles”
• Fonction par Appui Prolongé
• Fonctionnalités de Ronde Supplémentaires
• Liens Rapports
• Liens Instructions
• Planification de Rondes
• Notifications de Rondes
• Copie et Fusion de Rondes

Gestion des Rondes 

Dans la hiérarchie Client / Compte, les Rondes se créent au niveau Location, ou 2ème niveau. Cela signifie donc que tous les Postes encapsulés sous cette Location hériteront des mêmes Rondes.

Exemple d'une structure hiérarchique d'un Client / Compte:

NOTE: La même règle s'applique pour les rapports d'Activités / d'Incidents. C'est important car les licences mPost sont associées au Poste. Même si un Poste (niveau 1) possède son propre Journal de Sécurité, il pourra voir des Rondes liées à d'autres Sites ou Postes nichés sous la même Location.

Rondes Pointeaux 

Les Points de Contrôles peuvent être enregistrés en scannant physiquement des Pointeaux NFC ou des Codes QR disséminés sur la zone à patrouiller.

Le Patrouilleur verra s'afficher une liste de Points de Contrôle dans sa Ronde et utilisera alors son appareil pour lire/scanner les Pointeaux NFC ou les Codes QR à chaque points. 

La liste peut être effectué dans n'importe quel ordre et chaque Points de Contrôle peut être lié à un Rapport d'Activité et / ou une Instruction.

Pointeaux NFC 

"Near Field Communication Tags"
ou Pointeaux à Communication par Champ Proche

La configuration de Ronde la plus commune est la Ronde basée sur des pointeaux NFC standards.

Les utilisateurs de mPost reçoivent une liste de Points de Contrôle à vérifier et utilisent le lecteur NFC de leur appareil pour confirmer qu'ils sont bien passés par ce point de contrôle.

Cette configuration dépend fortement du type d'appareil que l'utilisateur possède pour exécuter sa ronde.

NOTE: Tous les appareils ne possèdent pas de lecture NFC intégré, particulièrement les appareils bas de gamme bon marché vers lesquels les contractants sécurité se tournent le plus souvent. Il est important que le client fasse ses propres recherches avant d'acheter un appareil pour cette méthode. 

Attention également qu'une autre technologie, obsolète et incompatible, existe toujours: il s'agit de la technologie "RFID" ou "Detex". Encore une fois il est important de comprendre que le NFC utilise une fréquence spécifique et que, bien qu'elles puissent partager la même fréquence, celle-ci ne soit pas inter-compatible. Detex est une marque spécifique qui utilise le système RFID.

Les Forces des Pointeaux NFC: 

• Peuvent être peint pour être dissimulés
• Résistant aux conditions climatiques pour un usage extérieur 
• Peuvent être obtenus auprès de nombreux fournisseurs
• Peuvent être utilisés pour automatiquement déclencher des Rapports d'Activités / des Rondes

Les faiblesses des Pointeaux NFC: 

• Ne peuvent être placés sur certaines parois métalliques, créant des interférences pour le lecteur 
• Peuvent être retirés si mal positionnés 
• Sont dépendant des capacités de l'appareil 

Codes QR 

Quick Response Code
ou Code à Réponse Rapide

Il s'agit d'un système de codage standard utilisé par de nombreuses technologies de scan. Comme les codes barres sont lus dans un magasin, le Patrouilleur peut utiliser la caméra de son smartphone pour lire le code QR et confirmer leur passage à un point de contrôle. Cela permet d'utiliser d'autres alternatives moins chères au niveau des appareils vu que seul une caméra est requise, ce que la plupart des smartphone proposent.

Il faut simplement faire attention au fait que le lien URL intégré au code QR doit être d'un format spécifique afin d'être interprété correctement par notre application mPost.

Le code QR est généré par notre équipe Support. Ce code peut ensuite être converti en image prête à imprimer. 

NOTE: Un paramètre dans mPost permet d'activer les codes QR, donc ce paramètre devra être activé manuellement pour chaque appareils que le client possède. Consultez notre article Ajouter un code QR comme Point de Contrôle depuis notre Centre d'Aide en Ligne.

Les Forces des codes QR: 

• Bon marché 
• Permet l'utilisation d'appareil moins chers (lecteur NFC inutile) 
• Peuvent être imprimés sur de nombreux matériaux 

Les Faiblesses des codes QR: 

• Le code intégré doit être généré par l'équipe Support de Trackforce
• Moins fiable car peuvent être facilement dupliqués
• La caméra doit avoir vue nette et clair pour la lecture 
• Pas très durable

Responsabiliser les Patrouilleurs

Les 2 options d'une ronde pointeaux laissent la possibilité à quelqu'un d'essayer de gruger le système en retirant ou dupliquant les pointeaux. Cela peut permettre aux patrouilleurs de scanner les pointeaux depuis un autre endroit et faire comme si leur mission avait été remplie correctement.

Il existe 2 solutions pour renforcer leur fiabilité en utilisant le GPS:

1. Passive: Activez l'option Afficher la position GPS dans le rapport (pour chaque pointeau)

Cela inclura leur position GPS à chaque lecture d'un pointeaux.

Le rapport affichera si ils étaient au bon endroit ou ailleurs.

C'est une solution passive car le contrôle se fait à posteriori.

2. Agressive: Activez Générer une anomalie lorsqu'un tag est lu hors de la zone géographique prévue et insérez les coordonnées GPS de chaque pointeaux.

Cela contrôlera leur position et la comparera avec les coordonnées que auront été encodées dans le système.

Si la lecture se fait au-delà du Périmètre de lecture depuis les coordonnées, alors une anomalie sera générée qui pourrait également déclencher une notification à la supervision.

Rondes avec GPS 

Une alternative moins chère au déploiement de pointeaux NFC ou des codes QR est d'utiliser la localisation GPS de l'appareil.

La qualité et la force du signal GPS peut varier d'un fabriquant/modèle à l'autre, il est donc toujours utile de tester les zones blanches (sans signal) ou les interférences à l'aide d'application tierces comme GPS Test.

Points de Contrôles GPS 

L'option de points de contrôle déclenchés par GPS présente un fonctionnement similaire à une ronde par pointeaux physiques, bien que, plutôt que de lire un tag, nous utilisons la localisation des appareils pour virtuellement scanner un point de contrôle.

Pour chaque points de contrôle vous aurez besoin d'activer Pointeau GPS, définir le Périmètre de lecture (15-50m généralement) et ensuite localiser précisément sur la carte une punaise pour marquer les coordonnées.

Cette méthode vous permet aussi de lier des Rapports d'Activités ou des Instructions à chaque point de contrôle.

Les Forces des points de contrôle GPS:

• Aucun coût de configuration 
• Les Patrouilleurs ne peuvent gruger le système 
• Permet l'utilisation d'appareil moins chers (lecteur NFC inutile)

Les Faiblesses des points de contrôle GPS:

• Probabilité de signal GPS faible, de zones blanches 
• Peut être chronophage à configurer tous les points de contrôle
  
  

Suivi GPS Exclusivement

Cette méthode diffère de toutes les autres décrites précédemment car elle ne comporte aucun point de contrôle prédéfinis.

Lorsque vous activez Relevé automatique de position GPS dans une Ronde, vous ne pourrez seulement configurer que le Temps entre 2 relevés de position (en secondes).

A chaque intervalle comme spécifié, l'appareil enregistrera sa position actuelle en tant que point de contrôle jusqu'à ce que le patrouilleur clôture sa Ronde.

NOTE: Aucune option n'est possible pour les points de contrôle individuels comme cela est actif (par exemple Rapports ou Instructions).

C'est une bonne solution pour les agents Mobiles (à vélo ou en véhicule) étant donné qu'il n'y a pas de pointeaux physiques à lire et que les points de contrôle sont automatisés à intervalles réguliers. La plus value étant qu'ils n'ont plus à s'arrêter pour scanner quelque chose ou visiter des lieux spécifiques.

Les Forces du Suivi GPS:

• Aucun coût de configuration
• Les Patrouilleurs ne peuvent gruger le système
• Permet l'utilisation d'appareil moins chers (lecteur NFC inutile)

Les Faiblesses du Suivi GPS:

• Dépend de la qualité du signal GPS
• Aucun lien possible avec les Rapports ou les Instructions

Rondes “Visuelles”

Une autre option de configuration possible est de simplement laisser le Patrouilleur confirmer manuellement sa progression depuis mPost pendant sa Ronde.

Les Forces des Rondes Visuelles:

• Aucun coût de configuration
• Aucun pointeau à lire
• Facile à configurer - activable par un droit utilisateur
• L'utilisateur peut facilement enregistrer sa progression manuellement

Les Faiblesses des Rondes Visuelles:

• Faible fiabilité
• Pas de confirmation GPS (toute confiance donnée au Patrouilleur)

Fonction par Appui Prolongé

En donnant le droit utilisateur CAN_CHECK_STRIPS_ON_SIGHT, l'utilisateur mPost peut appuyer et maintenir le point de contrôle sur son écran pour simuler la lecture du pointeau.

Ce droit peut être ajouté à un utilisateur, un Groupe d'Utilisateurs ou un Rôle spécifiques.

NOTE: Veuillez contacter votre contact du Customer Success afin qu'il vous assiste dans l'activation de cette fonction.

Très utile pour une démonstration d'une ronde ou des tests vu qu'aucun pointeaux, NFC, code QR ou GPS, n'est nécessaire à la lecture d'un point de contrôle.

En couplant cela avec l'activation de l'option Afficher la position GPS dans le rapport (pour chaque pointeau), le patrouilleur fournira également sa position, sans action nécessaire de sa part.

Vous devrez ajouter une référence unique de pointeau (SN) si vous prévoyez l'utilisation de faux pointeaux pour leur identification correcte comme points de contrôle par le système. Cette référence unique peut être une série de texte ou nombre, du moment qu'elle soit unique à chaque points de contrôle et non vide.

Les Forces de la Fonction par Appui Prolongé:

• Aucun coût de configuration
• Permet l'utilisation d'appareil moins chers (lecteur NFC ou caméra inutiles)

Les Faiblesses de la Fonction par Appui Prolongé:

• Très faible fiabilité
• Activable par droit utilisateur donc d'application pour toutes les Rondes accessibles au Patrouilleur

Fonctionnalités de Ronde Supplémentaires

Liens Rapports 

Chaque points de contrôle peut être lié à un Rapport d'Activités spécifique du niveau Location du Client.

Cela peut être très utile pour les situations qui requièrent une checklist de plusieurs éléments.

Par exemple, un client peut être responsable de contrôler l'état de tous les extincteurs d'une zone.

Un Rapport d'Activité peut rassembler tous les choses à contrôler sur un extincteur et, en créant une Ronde avec des pointeaux NFC ou des codes QR placés à l'entrée de ces zones de contrôle, tous liés à un Rapport d'Activités, le Patrouilleur serait assisté en recevant une liste de tous les lieux où des extincteurs sont présents mais aussi une liste de tous les points à contrôler pour chaque extincteur.

Liens Instructions 

Similaire au liens Rapports, vous pouvez également lier une Instruction spécifique à un point de contrôle.

Veuillez vous référer à l'article Lier une Instruction à un Point de Contrôle du Centre d'Aide en Ligne.

Cela permet de rapidement avoir accès à toutes informations pertinentes qui serait trop grande pour le champ Description/Commentaire d'un Points de Contrôle.

Cela permet également d'inclure des vidéos ou des pdf instructifs si, par exemple, le Patrouilleur aurait besoin d'un manuel d'utilisation pour une machine proche ou des codes d'accès à des portes/grilles.

Planification de Rondes

L'automatisation des effectifs client est parmi les raisons principales d'utiliser la solution de TrackForce. La planification des Rondes est une façon très simple d'automatiser cela et renforce encore plus la responsabilisation des agents.

En mettant en place un planning de Rondes, les Patrouilleurs, connectés à l'application mPost recevront directement une notification quand il est temps de commencer une Ronde. Si la Ronde n'est pas lancée, passée la période de Tolérance déterminée dans le système, une Anomalie est générée et peut être couplée à une notification vers le Superviseur.

Référez-vous à l'article Planifier des Rondes du Centre d'Aide en Ligne.

Notifications de Rondes 

Des notifications email, voir sms pour certains cas, peuvent être déclenchées par des actions en Rondes.

La notification la plus populaire à configurer est Ronde incomplètes (pointeaux manquants). Cela est combiné avec le paramètre du Nombre minimum de pointeaux à lire par les agents.

Lorsque le minimum n'est pas atteint à la clôture d'une Ronde, une notification peut être lancée vers le Superviseur.

Si la Ronde est planifiée vous pouvez également configurer des Alertes lorsqu'une Ronde est tardive.

Vous pouvez aussi simplement recevoir tous les Rapports de Rondes par email en sélectionnant la notification Tous les rapports de ronde.

NOTE: Cette option peut générer un grand volume de notifications email selon la fréquence et le volume de Rondes. Une Synthèse Périodique est probablement plus conseillée pour avoir un rapport compilé des activités d'une journée.

Consultez l'article Notifications Rondes de notre Centre d'Aide en Ligne.

Copie et Fusion de Rondes

NOTE: Copier une Ronde dupliquera cette ronde avec tous ses points de contrôle vers un autre niveau 2 Location ou directement au même endroit. Fusionner combinera les Rondes sélectionnées en une nouvelle ronde.

Copie:  Copier peut être utile si vous voulez découper une Ronde principale en plus petites rondes. Vous pouvez copier une Ronde et en retirer plusieurs points de contrôle pour créer une "sous-ronde". 

Fusion:  Fusionner des Rondes peut être utile si quelqu'un a malencontreusement créé une nouvelle ronde alors qu'il fallait ajouter les points de contrôle à une ronde existante. Ou simplement pour créer une Ronde en regroupant/fédérant d'autres.