Wat is een ronde?

Rondes worden gebruikt om rapporten te genereren met "checkpoints" die door een gebruiker worden gecontroleerd via de mPost-applicatie op een site. Er zijn verschillende manieren om deze controlepunten te configureren en de scanmethode ter plaatse te definiëren. Deze controlepunten kunnen worden aangepast om de klant te voorzien van wat hij in deze rapporten wil zien.

Ronde beheer 

In de klant-/accounthiërarchie worden rondes gemaakt op locatie-niveau of op het tweede niveau. Dit betekent dus dat alle posities die onder deze locatie zijn ingekapseld, dezelfde rondes zullen erven.

Voorbeeld van een hiërarchische structuur van een Klant / Account:

OPMERKING: Dezelfde regel geldt voor activiteiten-/incidentrapporten. Dit is belangrijk omdat mPost-licenties aan de Post zijn gekoppeld.Zelfs als een post (niveau 1) zijn eigen beveiligingslogboek heeft, kan hij patrouilles zien die zijn gekoppeld aan andere sites of posities die zich onder dezelfde locatie bevinden.

Ronde tagpunten

Controlepunten kunnen worden geregistreerd door fysiek NFC-punten of QR-codes te scannen die verspreid zijn over het te bewaken gebied.

De Patrouilleur ziet een lijst met controlepunten weergegeven in zijn Ronde en gebruikt vervolgens zijn apparaat om de NFC-tagpunten of QR-codes op elk punt te lezen/scannen. 

De lijst kan in elke gewenste volgorde worden uitgevoerd en elk Checkpoint kan worden gekoppeld aan een Activiteitenrapport of Instructie.

NFC-tagpunten

"Near Field Communication Tags"

De meest voorkomende Ronde-configuratie is,de Ronde gebaseerd op standaard NFC-tagpunten

mPost-gebruikers ontvangen een lijst met controlepunten die ze moeten controleren en gebruiken de NFC-lezer van hun apparaat om te bevestigen dat ze dat controlepunt zijn gepasseerd.

Deze configuratie is sterk afhankelijk van het type apparaat waarmee de gebruiker zijn patrouille moet uitvoeren.

OPMERKING: Niet alle apparaten zijn voorzien van een geïntegreerde NFC-lezer, vooral niet de goedkope apparaten waar beveiligingsbedrijven het vaakst gebruik van maken.Het is belangrijk dat de klant zelf onderzoek doet voordat hij een apparaat voor deze methode aanschaft.

Merk ook op dat er nog steeds een andere technologie bestaat, verouderd en incompatibel: dit is de “RFID”- of “Detex”-technologie. Opnieuw is het belangrijk om te begrijpen dat NFC een specifieke frequentie gebruikt en dat, hoewel ze dezelfde frequentie delen, deze niet onderling compatibel is.Detex is een specifiek merk dat gebruik maakt van het RFID-systeem.

De sterke punten van NFC-Tagpunten:

• Kan worden geverfd om verborgen te blijven
• Bestand tegen klimatologische omstandigheden voor gebruik buitenshuis
• Verkrijgbaar bij vele leveranciers
• Kan worden gebruikt om automatisch activiteitenrapporten/rondes te activeren

De zwakke punten van NFC-tagpunten: 

• Kan niet op bepaalde metalen wanden worden geplaatst, waardoor er interferentie voor de lezer ontstaat
• Kan worden verwijderd als deze slecht is geplaatst
• Zijn afhankelijk van de mogelijkheden van het apparaat

QR-codes

Quick Response Code

Dit is een standaardcoderingssysteem dat door veel scantechnologieën wordt gebruikt. Terwijl streepjescodes in een winkel worden gescand, kan de Patrouilleur de camera van zijn smartphone gebruiken om de QR-code te lezen en de passage door een controlepunt te bevestigen. Dit maakt het gebruik van andere, goedkopere alternatieven op het gebied van apparaten mogelijk, aangezien alleen een camera nodig is, wat de meeste smartphones bieden.

U hoeft er alleen maar op te letten dat de URL-link die in de QR-code is geïntegreerd een specifiek formaat moet hebben om correct te kunnen worden geïnterpreteerd door onze mPost-applicatie.

De QR-code wordt gegenereerd door ons ondersteuningsteam. Deze code kan vervolgens worden omgezet in een afbeelding die gereed is om af te drukken.

OPMERKING: Er is een instelling in mPost om QR-codes in te schakelen, dus deze instelling moet handmatig worden ingeschakeld voor elk apparaat dat de klant bezit. Bezoek ons ​​artikel 'Een QR-code toevoegen als controlepunt' uit ons online Helpcentrum.

De sterke punten van QR-codes:

• Goedkoop
• Maakt het gebruik van goedkopere apparaten mogelijk (NFC-lezer niet nodig)
• Kan op veel materialen worden afgedrukt

Zwakke punten van QR-codes:

• De insluitcode moet worden gegenereerd door het Trackforce Support-team
• Minder betrouwbaar omdat ze gemakkelijk kunnen worden gedupliceerd
• De camera moet een scherp en helder zicht hebben om te kunnen lezen
• Niet erg duurzaam

Rondes sterker maken

De 2 opties van een tagpunt-ronde laten de mogelijkheid open dat iemand met het systeem probeert te saboteren door de tagpunten te verwijderen of te dupliceren. Hierdoor kunnen gebruikers de tagpunten vanaf een andere locatie scannen en doen alsof hun missie correct is voltooid.

Er zijn 2 oplossingen om de betrouwbaarheid ervan te vergroten met behulp van GPS:

1. Passief: Schakel Track User's Gps Position in

Dit omvat hun GPS-positie bij elk gelezen tagpunt.

Uit het rapport blijkt of ze op de juiste plaats waren of ergens anders.

Het is een passieve oplossing omdat de controle achteraf plaatsvindt.

2. Agressief: Schakel Send Anomaly When Gps Position is Missed invoer de GPS-coördinaten van elk tagpunt in.

Hiermee wordt hun positie gecontroleerd en vergeleken met de coördinaten die in het systeem zijn ingebracht.

Als er buiten de leesperimeter van de coördinaten wordt gelezen, wordt er een afwijking gegenereerd die ook een melding aan het toezicht kan activeren.

Rondes met GPS

Een goedkoper alternatief voor het inzetten van NFC-tags of QR-codes is het gebruik van de GPS-locatie van het apparaat.

De kwaliteit en sterkte van het GPS-signaal kan variëren per fabrikant/model. Het is dus altijd de moeite waard om te testen op grijze zones (geen signaal) of interferentie met behulp van applicaties van derden, zoals GPS Test.

GPS-controlepunten

De door GPS geactiveerde controlepuntoptie werkt op dezelfde manier als een fysieke punch-patrouille, hoewel we in plaats van een tag te lezen, de locatie van het apparaat gebruiken om een ​​controlepunt virtueel te scannen.

Voor elk controlepunt moet u de GPS-aanwijzer activeren, de leesomtrek instellen (doorgaans 15-50 meter) en vervolgens nauwkeurig een speld op de kaart lokaliseren om de coördinaten te markeren.

Met deze methode kunt u ook activiteitenrapporten of instructies aan elk controlepunt koppelen.

De sterke punten van GPS-controlepunten:

• Geen kosten
• Patrouillieurs kunnen het systeem niet bedriegen
• Maakt het gebruik van goedkopere apparaten mogelijk (NFC-lezer niet nodig)

Zwakke punten van GPS-controlepunten:

• Waarschijnlijkheid van zwak GPS-signaal, grijze zones
• Het kan tijdrovend zijn om alle controlepunten te configureren
  
  

Exclusief GPS-tracking

Deze methode verschilt van alle andere die eerder zijn beschreven, omdat deze geen vooraf gedefinieerde controlepunten heeft.

Wanneer u Automatische GPS-positiemetingen in een Ronde activeert, kunt u alleen de tijd tussen 2 positiemetingen (in seconden) configureren.

Bij elk opgegeven interval slaat het apparaat zijn huidige positie op als controlepunt totdat de gebruiker zijn patrouille beëindigt.

OPMERKING: Er zijn geen opties mogelijk voor individuele controlepunten omdat deze niet actief zijn (bijvoorbeeld Rapporten of Instructies).

Dit is een goede oplossing voor mobiele agenten (op de fiets of in voertuigen), omdat er geen fysieke tagpunten hoeven te worden gelezen en de controlepunten met regelmatige tussenpozen worden geautomatiseerd. De meerwaarde is dat ze niet meer hoeven te stoppen om iets te scannen of specifieke plekken te bezoeken.

De sterke punten van GPS-tracking:

• Geen kosten
• Patrouillieurs kunnen het systeem niet bedriegen
• Maakt het gebruik van goedkopere apparaten mogelijk (NFC-lezer niet nodig)

Zwakke punten van GPS-tracking:

• Waarschijnlijkheid van zwak GPS-signaal, grijze zones
• Geen mogelijke koppeling met de Rapporten of Instructies

“Visuele” rondes

Een andere mogelijke configuratieoptie is om de Patroullieur eenvoudigweg handmatig de voortgang van mPost te laten bevestigen tijdens zijn patrouille.

De krachten van visuele rondes:

• Geen kosten
• Geen tagpunten om te lezen
• Eenvoudig te configureren - geactiveerd door gebruikersrecht
• De gebruiker kan zijn voortgang eenvoudig handmatig opslaan

Zwakke punten van visuele rondes:

• Lage betrouwbaarheid
• Geen GPS-bevestiging (alle vertrouwen gegeven aan de Patroullieur)

Functie lang indrukken

Door de CAN_CHECK_STRIPS_ON_SIGHT-gebruikersrechten te geven, kan de mPost-gebruiker het controlepunt op zijn scherm ingedrukt houden om het lezen van het tagpunt te bevestigen.

Dit recht kan worden toegevoegd aan een specifieke gebruiker, gebruikersgroep of rol.

OPMERKING:Neem contact op met uw Customer Success-contactpersoon om u te helpen deze functie in te schakelen.

Erg handig voor een demonstratie van een tocht of testen aangezien er geen  NFC, QR-code of GPS nodig is om een ​​checkpoint uit te lezen.

Door dit te koppelen aan het inschakelen van de optie Toon GPS-positie in rapport (voor elk tagpunt), geeft de patrouilleur ook zijn positie door, zonder dat er actie van zijn kant nodig is.

U moet een unieke tagpunt-referentie (SN) toevoegen als u van plan bent valse tagpunten te gebruiken voor de correcte identificatie ervan als controlepunten door het systeem. Deze unieke referentie kan een reeks tekst of cijfers zijn, zolang deze maar uniek is bij elk controlepunt en niet leeg is.

Sterke punten van de functie lang indrukken

• Geen kosten
• Maakt het gebruik van goedkopere apparaten mogelijk (NFC-lezer of camera niet nodig)

Zwakke punten van de functie lang indrukken

• Zeer lage betrouwbaarheid
• Activeerbaar via gebruikersrecht en daarom van toepassing op alle rondes die toegankelijk zijn voor de Patrouillieur

Extra ronde functies

Rapporten koppelen

Elk controlepunt kan worden gekoppeld aan een specifiek activiteitenrapport van de locatie van de klant.

Dit kan erg handig zijn voor situaties waarin een checklist met meerdere items vereist is.

Een klant kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het monitoren van de status van alle brandblussers in een gebied.

Een activiteitenrapport kan alle dingen samenbrengen die op een brandblusser moeten worden gecontroleerd en door een rondleiding te maken met NFC-pinnen of QR-codes die bij de ingang van deze controlegebieden worden geplaatst, allemaal gekoppeld aan een activiteitenrapport, kan de patrouille worden bijgestaan ​​door het ontvangen van een lijst met alle plaatsen waar brandblussers aanwezig zijn, maar ook een lijst met alle te controleren punten per brandblusser.

Instructies koppelen 

Net als bij de rapportenlinks kunt u ook een specifieke instructie aan een controlepunt koppelen.

Raadpleeg het artikel Een instructie aan een controlepunt koppelen in het Online Helpcentrum.

Hierdoor heeft u snel toegang tot alle relevante informatie die te groot zou zijn voor het veld Beschrijving/Opmerking van een tagpunt.

Dit maakt het ook mogelijk om informatieve video's of pdf's toe te voegen als de Patrouillieur bijvoorbeeld een gebruikershandleiding nodig heeft voor een machine in de buurt of toegangscodes voor deuren/poorten.

Plannen van rondes

Automatisering van het personeelsbestand van klanten is een van de belangrijkste redenen om de oplossing van TrackForce te gebruiken. Het plannen van rondes is een zeer eenvoudige manier om dit te automatiseren en versterkt de verantwoordelijkheid van agenten verder.

Door een planning in te stellen, ontvangen Patrouillieurs die zijn aangesloten op de mPost-applicatie een directe melding wanneer het tijd is om een ​​Ronde te starten. Als de Ronde niet wordt gelanceerd, wordt na de in het systeem bepaalde tolerantieperiode een Anomalie gegenereerd, die kan worden gekoppeld aan een melding aan de Supervisor.

Raadpleeg het artikel Rondes plannen in het online Helpcentrum.

Notificaties van Rondes 

E-mailmeldingen, of zelfs sms-berichten in bepaalde gevallen, kunnen worden geactiveerd door ronde-acties.

De meest populaire melding om te configureren is Onvolledige ronde (ontbrekende tagpunten). Dit wordt gecombineerd met de instelling van het minimumaantal tagpunten dat door agenten moet worden gelezen.

Wanneer het minimum aan het einde van een Ronde niet wordt bereikt, kan er een melding naar de Supervisor worden gestuurd.

Als de ronde gepland is, kunt u ook waarschuwingen configureren als een ronde te laat is.

U kunt alle ronde-rapporten ook per e-mail ontvangen door de melding Alle ronde-rapporten te selecteren.

OPMERKING: Deze optie kan een groot aantal e-mailmeldingen genereren, afhankelijk van de frequentie en het volume van de rondes. Een automatische analyse is waarschijnlijk beter als u een samengesteld rapport wilt van de activiteiten van een dag.

Bezoek het artikel Ronde meldingen in ons online Helpcentrum.

Rondes kopiëren en fusioneren

OPMERKING: Als u een ronde kopieert, wordt deze ronde met al zijn controlepunten naar een andere locatie van niveau 2 of rechtstreeks naar dezelfde locatie gedupliceerd.Samenvoegen combineert de geselecteerde rondes in een nieuwe ronde.

Kopiëren: Kopiëren kan handig zijn als u een hoofdronde in kleinere rondes wilt opdelen. U kunt een ronde kopiëren en er verschillende controlepunten uit verwijderen om een ​​"subronde" te creëren.

Fusioneren:  Het fusioneren van rondes kan handig zijn als iemand per ongeluk een nieuwe ronde heeft gemaakt terwijl controlepunten aan een bestaande ronde moeten worden toegevoegd. Of eenvoudigweg om een ​​Ronde te creëren door anderen te groeperen.