Le pré-enregistrement de Visiteurs prévus permet de libérer les agents en réception pendant les heures d'affluence en offrant la possibilité de pré-encoder les Visiteurs futurs à des moments plus creux (voire à laisser cette tâche aux équipes de nuit). Une fois encodé, le Visiteur pré-enregistré apparaitra dans la liste des Visiteurs attendus le jour de sa visite. Pour les Visiteurs du lendemain, un module permet même d'importer les données par lot.
Pré-enregistrer des Visiteurs individuellement
Pré-enregistrer les Visiteurs du lendemain par importation
Pré-enregistrer des Visiteurs individuellement
1. Rendez-vous sur la page Pré-enregistrer un Visiteur du sous-menu Visiteurs (voir cet article).
2. Sélectionnez le Poste de garde à l'aide de la liste déroulante dans le coin supérieur droit.
3. La page est composé de 3 parties:
Un cadre de pré-enregistrement par importation (voir point suivant).
Un cadre de définition des caractéristiques de la visite
Les différentes sections du rapport d'entrée Visiteur
4. Commencez donc par le second cadre, sélectionnez y le type de Visiteur depuis la liste.
Définissez ensuite la date et l'heure de visite prévue, et enfin, si nécessaire, la date finale de visites répétées (facultatif).
5. Passez au cadre suivant, qui vous demande d'encoder l'identité du Visiteur.
Soit en le sélectionnant un visiteur récurrent existant dans la liste Visiteur, soit en cliquant sur l'icône + à droite pour créant un nouveau visiteur (et remplissez Nom, Prénom, Société et sa récurrence).
Si vous souhaitez encodez plusieurs Visiteurs (conférences, engagements, ...) cliquez sur le bouton Ajouter un autre visiteur après l'encodage de chaque visiteurs. Les visiteurs enregistrés seront alors listés dans le tableau juste dessous.
Utilisez l'icône de Poubelle de la dernière colonne pour retirer un visiteur de ce tableau.
6. La suite correspond aux champs à remplir comme défini dans la configuration du type de visiteur choisi (personne visitée, immatriculation, n° badge, sens de visite, ...).
Vous avez le choix:
1- Laissez ces autres champs pour l'agent qui accueillera le visiteur >> cliquez directement sur Enregistrer tout en bas pour terminer ce pré-enregistrement.
2- Compléter déjà des informations (en totalité ou en partie car elles sont connues/définies) >> encodez les infos et cliquez ensuite Enregistrer tout en bas pour terminer ce pré-enregistrement.
Pré-enregistrer les Visiteurs du lendemain par importation
1. Rendez-vous sur la page Pré-enregistrer un Visiteur du sous-menu Visiteurs (voir cet article).
2. Sélectionnez le Poste de garde à l'aide de la liste déroulante dans le coin supérieur droit.
3. Le premier cadre comporte toutes les options pour enregistrer plusieurs Visiteurs pour le jour ouvrable suivant via un fichier.
Commencez donc en téléchargeant un fichier modèle en cliquant sur le lien dans le coin inférieur gauche Télécharger le modèle d'importation.
4. Ouvrez ce fichier dans votre programme tableur (Excel ou Google Sheets par exemple) et complétez toutes les colonnes pour chacun de vos visiteurs (1 ligne = 1 visiteur):
Prénom, Nom, Société: encodez simplement.
Visiteur fréquent: encodez 1 pour oui et 0 pour non.
Heure de début: encodez au format 00:00 l'heure de la visite.
Pas de champ Date car ces visites ne peuvent concerner que le jour ouvrable suivant.
5. Enregistrez le fichier (au même format .csv) et importez le dans Guardtek en cliquant sur le bouton Choisir un fichier. Cliquez enfin sur Enregistrer pour terminer.
6. Vous recevez une confirmation verte (ok) ou rouge (en cas de défaut de format/donnée dans votre fichier). Vos visiteurs sont pré-enregistrés, visibles depuis la page Visiteurs > Liste des Visiteurs pré-enregistrés et apparaitront sur la page des agents le jour ouvré suivant.