In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte Vorlagen für Aktivitäten und Vorfälle erstellen und verwalten können.
HINWEIS: Mit den GuardTek-Vorlagen für Aktivitäten und Vorfälle können Sie benutzerdefinierte Formulare erstellen, die sowohl in der mobilen als auch in der Web-Anwendung ausgefüllt werden können.
Erstellen einer Vorlage für einen Vorfallsbericht
Konfigurieren eines Berichts
1. Bewegen Sie die Maus über das Modul Einstellungen und klicken Sie auf Verwaltung der Aktivitätsvorlagen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivitätsvorlage hinzufügen.
Dadurch gelangen Sie in die Ansicht zur Erstellung von einer neuen Aktivitätsvorlage.
Details zur Vorlage
Details zur Vorlage (1): Zusätzliche Einstellungen für diese Aktivitätsvorlage. Eine Beschreibung für jede Option finden Sie im nächsten Abschnitt.
Vorschau (2): Hier wird eine Vorschau angezeigt, wie ein m-Post-Benutzer die Vorlage beim Ausfüllen des Berichts sehen wird.
Formular Name (3): Geben Sie einen Titel für diese Aktivitätsvorlage ein.
Beschreibung (4): Geben Sie einen Text ein, um die Verwendung dieser Aktivitätsvorlage zu beschreiben. Dieser wird dem Benutzer angezeigt, wenn er diese Vorlage für den Bericht verwendet.
Formular (5): In diesem Bereich erstellen Sie den Hauptteil der Aktivitätsvorlage, indem Sie Formularelemente hinzufügen, damit der Benutzer die Informationen für den Bericht eingeben kann.
Formular speichern / Abbrechen (6): Änderungen bestätigen oder alle Änderungen an dieser Aktivität löschen.
Formular-Elemente (7): Verschiedene Arten von Eingaben, die vom Berichtersteller eingegeben werden können.
1. Kategorie: In dieser Dropdown-Liste können Sie eine vorhandene Kategorie auswählen oder eine neue Kategorie durch Eingabe von Text erstellen. Diese Kategorisierung ist dann für die Mitarbeiter sichtbar, um Berichte zu sortieren/identifizieren, wenn sie zahlreich sind.
2. Priorität: Wählen Sie eine der drei verfügbaren Stufen aus. Diese wird im endgültigen Bericht angezeigt, und die hohe Priorität wird durch die fettgedruckte rote Berichtszeile im Sicherheitsprotokoll und im Command Center angezeigt.
3. Das Ereignis kann offen bleiben: Bearbeiter können ihren Bericht im geöffneten Status lassen, um ihn später oder durch einen Kollegen (ihren Nachfolger oder Vorgesetzten) weiter zu bearbeiten.
Bei der Aktivierung wird auch ein neues Feld angezeigt, in dem die maximale Dauer dieses offenen Status in Tagen festgelegt werden kann. Nach Ablauf dieser Zeit wird der Bericht als Anomalie eingestuft.
4. Kann einem Mitarbeiter zugewiesen werden: Kann nur aktiviert werden, wenn der Bericht geöffnet bleiben kann. Mit dieser Option kann ein Benutzer einem offenen Bericht einen anderen Benutzer zuweisen, um ihn z. B. zu beauftragen, die Erstellung des Berichts zu übernehmen. Wenn diese Option aktiviert ist, wird ein neues Feld angezeigt, mit dem Sie diese zukünftigen Berichte kollektiv automatisch einer Benutzergruppe zuweisen können.
Dies alles wird beim Erstellen eines Berichts als dritte Option neben der Schaltfläche "Geöffnet bleiben" angezeigt.
5. Fragen mit automatischer Bewertung: Diese Option fügt ein Feld am Ende Ihres Berichts hinzu, das ein Ergebnis, eine Bewertung, entsprechend den während des Erstellens abgegebenen Antworten generiert, dank der Verwendung von Feldern des Typs Ja/Nein (wobei Ja=erfolgreich und Nein=nicht erfolgreich). Ein zusätzliches Feld fordert Sie auf, eine Erfolgsschwelle (zwischen 0 und 100) festzulegen.
Formularelemente zu einem Bericht hinzufügen
Kommen wir nun zum Inhalt Ihres Berichts: Wählen Sie zunächst einen Element-/Feldtyp aus der rechten Leiste mit der Bezeichnung Formularelemente aus und ziehen Sie das zugehörige Feld (in diesem Fall ein Kontrollkästchen) in die angezeigte Gruppe (standardmäßig "Neue Gruppe" genannt).
HINWEIS: Die Liste der verfügbaren Elemente ist lang. Scrollen Sie, um alle zu sehen.
Klicken und halten Sie ein Element, um es auszuwählen. Das Element wird blau hervorgehoben, um anzuzeigen, dass Sie es in Ihrem Bericht positionieren können. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das ausgewählte Element auf Ihren Bericht. Wenn Sie das Element in Ihrem Bericht positionieren, wird das erste Element einer Gruppe durch einen grauen Rahmen gekennzeichnet, und alle weiteren Elemente haben einen gepunkteten Rahmen.
Ein Formularelement bearbeiten
Klicken Sie auf ein Element in Ihrem Bericht, um es zu erweitern und die verschiedenen Optionen anzuzeigen:
1. Die Art des Elements für dieses Feld.
2. Geben Sie hier die Frage ein, die Sie mit dem Feld beantwortet haben möchten. Für weitere Informationen oder eine Beschreibung steht ein zusätzliches Textfeld zur Verfügung (in diesem Beispiel ist es "Kontrollkästchen").
Hinweis: Je nach Art der verwendeten Felder müssen möglicherweise weitere Felder ausgefüllt werden.
Im Falle einer Liste müssen Sie beispielsweise auch die verschiedenen Antwortmöglichkeiten festlegen.
3. Aktivieren Sie diese Option, um dieses Feld obligatorisch zu machen, bevor der Benutzer seinen Bericht speichern kann, um ihn später zu vervollständigen (Ihr Bericht muss von der allgemeinen Konfiguration her offen gelassen werden können). Dies hindert den Benutzer jedoch nicht daran, den Bericht zu schließen.
4. Aktivieren Sie diese Option, um dieses Feld für den Abschluss des Berichts obligatorisch zu machen. Mit dieser Antwort kann der Benutzer seinen Bericht abschließen. Hinweis: Die Optionen (3) und (4) können je nach dem gewünschten Ergebnis zusammen verwendet werden.
5. Aktivieren Sie diese Option, um Antworten in diesem Feld dem DSGVO-Modul Ihrer Plattform zu unterordnen. Lassen Sie das folgende Feld leer, um die allgemeine Speicherdauer der Plattform zu verwenden, oder geben Sie eine Anzahl von Monaten ein, um eine Ausnahme zu machen. Nach Ablauf der Frist werden die Antworten durch Anonymisierung gelöscht.
6. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie die Antwort auf dieses Feld direkt im Sicherheitsprotokoll des Wachbuchs in einer Spalte jedes Eintrags in diesem Bericht anzeigen.
7. Die Option, die verwendet wird, um diese Antwort mit der Erstellung eines Besuchers (Besuchermodul) oder eines Fahrzeugs (Modul für Parkverstöße) zu verknüpfen. Wählen Sie in der angezeigten Liste die Art der zu verknüpfenden Daten aus. Die Antwort wird auch als Nummernschild für einen Parkverstoß erfasst.
8. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um ein Duplikat dieses Elements unterhalb des ausgewählten Elements zu erstellen.
9. Klicken Sie auf Abbrechen, um alle aktuellen Änderungen zu verwerfen.
10. Klicken Sie auf Löschen, um dieses Element/Feld vollständig aus dem Bericht zu entfernen.
11. Klicken Sie auf Feld speichern, um die aktuelle Konfiguration des Feldes zu speichern.
Bearbeiten einer Gruppe
Sie können Gruppen auch bearbeiten, indem Sie einfach auf die dunkelgraue Linie der Gruppe klicken.
1. Benennen Sie hier die Gruppe.
2. Angenommen, diese Option ist auf Ihrer Plattform aktiv. In diesem Fall können Sie aus dieser Liste die Benutzertypen entfernen, die nichts an der Konfiguration dieser Gruppe und den darin enthaltenen Elementen/Feldern ändern können (sehr nützlich für große strukturierte Standorte mit allgemeinen und lokalen Managern). So können Sie z. B. sicherstellen, dass ein Teil eines Berichts unverändert bleibt, während die anderen Gruppen entsprechend den lokalen/strukturellen Anforderungen geändert werden können.
3. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie die Ansicht dieser Gruppe (die dann beim Öffnen des Berichts ausgeblendet wird) an eine oder mehrere Bedingungen knüpfen, die auf der/den an anderer Stelle in diesem Bericht gegebenen Antwort(en) basieren. Zum Beispiel wird die Gruppe "Schäden" nur angezeigt, wenn die Benutzer die Frage "Gibt es Sachschäden?" aus einer früheren Gruppe mit "Ja" beantworten.
Hinweis: Es können nur geschlossene Antwortfelder verwendet werden: Kontrollkästchen, Nummer, Liste, Radioliste, benutzerdefinierte Liste und Ja/Nein.
4. Löschen Sie die Gruppe und die darin enthaltenen Felder vollständig.
5. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um diese Gruppe direkt unter dieser Gruppe zu duplizieren.
6. Klicken Sie auf Abbrechen, um alle aktuellen Änderungen zu verwerfen.
7. Klicken Sie auf Speichern, um die aktuelle Gruppenkonfiguration zu speichern.
Verwenden Sie Gruppen und Elemente/Felder, um Ihren zukünftigen Bericht zu erstellen.
Vergessen Sie nicht, auf "Formular speichern" zu klicken, um alles zu speichern.
Vorhandene Berichte verwalten
Sobald Ihr Bericht gespeichert wurde, erscheint er in der Liste der Ereignisse oder der Seite für die Verwaltung von Aktivitätsvorlagen.
Von links nach rechts, können Sie:
- Anzeigen der Einrichtung des Berichts und Vorschau für einen Bearbeiter.
- Sie sehen den Namen, die Kategorie, die Prioritätsstufe und den aktuellen Status (anklickbar zum Aktivieren/Deaktivieren).
- Sie können die mit diesem Bericht verknüpften Anweisungen sehen und weitere Verknüpfungen herstellen.
- Konfigurieren Sie Benachrichtigungen (allgemein über die Kopfzeile oder individuell über die Berichtszeile).
- Legen Sie einen Zeitplan für die regelmäßige Erstellung dieses Berichts fest.
-
Verwalten Sie die Berechtigungen der verschiedenen Benutzertypen für vier Aktionen:
- Lesen: Wer kann diesen Bericht im Sicherheitsprotokoll einsehen.
- Schreiben: wer diesen Bericht öffnen und ausfüllen kann.
- Bearbeiten: Wer kann diesen Bericht bearbeiten, wenn er geöffnet bleibt.
- Schließen: Wer den Bericht schließen kann, wenn er geöffnet bleibt.
- Diesen Bericht bearbeiten, um seine Konfiguration/Struktur/Felder zu ändern...
- Duplizieren Sie diesen Bericht, indem Sie sein Kästchen markieren und auf das Blattsymbol klicken.
- Löschen Sie diesen Bericht, indem Sie sein Kästchen markieren und auf das Papierkorbsymbol klicken.
- Löschen Sie alle Filter, die Sie möglicherweise über die Kopfzeilen eingerichtet haben.