In diesem Artikel werden wir ausführlich erklären, was Kontrollrunden sind, welche Optionen für Kontrollrunden-Module es gibt, welche Vor- und Nachteile die verschiedenen Kontrollpunkte haben und wie allgemeine Einstellungen der Kontrollrunden.

Was ist eine Kontrollrunde?

Kontrollgänge werden verwendet, um einen Bericht zu erstellen, der die von einem m-Post-Benutzer an einem Standort erfassten "Kontrollpunkte" auflistet. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, Kontrollpunkte einzurichten und festzulegen, wie sie an einem Standort gescannt werden sollen. Die Kontrollpunkte sind anpassbar, um dem Kunden das zu bieten, was er in den Berichten sehen möchte.

Übersicht

• Verwaltung der Kontrollrunde
• Kontrollrunden mit Kontrollpunkten
• NFC-Punkte
• QR-Codes
• Kontrolle der Verantwortlichkeit von Mitarbeitern
• GPS-basierte Kontrollrunden
• GPS-Kontrollpunkte
• Nur Positionserfassung
• Manuelle Kontrollgänge
• Zusätzliche Eigenschaften der Kontrollrunde
• Verknüpfte Berichte
• Verknüpfte Anweisungen
• Planung von Kontrollrunden
• Benachrichtigungen zu den Kontrollrunden
• Kontrollrunden kopieren und verbinden

Verwaltung der Kontrollrunde

Wenn Sie eine Kontrollrunde erstellen, wird diese auf der Ebene des Standorts oder der zweiten Ebene in der Kunden-/Kontenhierarchie festgelegt. Das bedeutet, dass alle Standorte, die unter diesem Standort eingeordnet sind, dieselben Kontrollrunden übernehmen.

Beispiel für eine Kunden-/Kontenhierarchie-Struktur:

Im obigen Beispiel einer Kunden-/Kontenhierarchie haben alle Posten unter Standort dieselben Kontrollrunden.

Der Standort unter Standortdetails hat seinen eigenen.

HINWEIS: Das Gleiche gilt für Aktivitäts-/Vorfall Vorlagen. Dies ist wichtig, weil die m-Post-Lizenz mit dem Standort verbunden ist. Auch wenn der Standort sein eigenes Wachbuch hat, kann man Kontrollrunden sehen, die nur für andere Filialen oder Posten gelten, die denselben Standort haben.

Kontrollrunden mit Kontrollpunkten

Kontrollpunkte können durch physisches Scannen von NFC-Punkten oder QR-Codes ausgelöst werden, die in dem zu überwachenden Gebiet angebracht sind.

Der Beamte erhält eine Liste der Kontrollpunkte einer Kontrollrunde und scannt mit dem Gerät den NFC-Punkt oder QR-Code an jedem Kontrollpunkt.

Die Liste kann in beliebiger Reihenfolge abgearbeitet werden, und jeder Kontrollpunkt kann mit einer Aktivitätsvorlage und/oder einer Anweisung verknüpft werden.

NFC-Punkte

Die gängigste Konfiguration einer Kontrollrunde ist die NFC-Punkt-basierte Kontrollrunde.

Die Benutzer von m-Post erhalten eine Liste von Kontrollpunkten, die sie aufsuchen müssen, und können mit dem NFC-Leser auf dem Gerät bestätigen, dass sie diesen Kontrollpunkt besucht haben.

Diese Einstellung hängt stark von der Art des Geräts ab, mit dem der Benutzer die Kontrollrunde durchführt.

HINWEIS: Nicht alle Geräte verfügen über einen integrierten NFC-Leser, vor allem nicht die billigeren Telefone, zu denen Sicherheitsdienstleister tendieren. Es ist wichtig, dass der Kunde vor dem Kauf eines Geräts für diese Methode genaue Informationen einholt.

Manche bezeichnen diese als "RFID" oder "Detex". Es ist wichtig zu verstehen, dass NFC eine bestimmte Frequenz ist und dass einige RFID diese Frequenz teilen, aber nicht identisch sind.

Detex ist eine spezielle Marke, die ein RFID-System verwendet.

Vorteile der Verwendung von NFC-Punkten:

• Kann zum Verbergen übermalt werden
• Wetterfest für den Außeneinsatz
• Kann von vielen Anbietern bestellt werden (https://gototags.com/, oder von Amazon)
• Kann verwendet werden, um Aktivitäten / Kontrollrunden automatisch auszulösen

Nachteile der Verwendung von NFC-Punkten:

• Kann nicht auf einigen metallischen Oberflächen platziert werden, verursacht Störungen mit dem Lesegerät
• Kann bei nicht ausreichender Befestigung entfernt werden
• Abhängig von der Leistungsfähigkeit des Geräts

QR-Codes

Dabei handelt es sich um ein Standard-Codierungssystem, das von vielen optischen Scantechnologien verwendet wird. Wie beim Scannen von Strichcodes im Supermarkt kann der Beamte mit der Smartphone-Kamera den QR-Code scannen, um zu bestätigen, dass er einen Kontrollpunkt besucht hat. Dies ermöglicht viele billigere Gerätealternativen, da nur eine Kamera erforderlich ist, über die fast alle Smartphones verfügen.

Es ist wichtig zu beachten, dass in den QR-Code eine URL eingebettet ist, die ein bestimmtes Format haben muss, damit unsere m-Post-App sie richtig lesen kann.

Die QR-Codes werden von unserem Support-Team erstellt oder Sie können sie selbst erstellen. Der Code kann dann in ein QR-Code-Bild umgewandelt werden, das gedruckt werden kann.

HINWEIS: Es gibt eine Einstellung in m-Post, um QR-Codes zu aktivieren, daher muss diese Einstellung für jedes Gerät des Kunden manuell aktiviert werden.

Vorteile der Verwendung von QR-Codes:

• Günstigere Kontrollpunkte
• Ermöglicht günstigere Geräte (kein NFC-Leser erforderlich)
• Kann auf verschiedene Materialien gedruckt werden

Nachteile der Verwendung von QR-Codes:

• Weniger zuverlässig für die Verantwortlichkeit von Beamten, da diese das Bild leicht duplizieren können
• Die Kamera muss den Code klar und deutlich sehen, um ihn lesen zu können
• Nicht sehr langlebig

Kontrolle der Verantwortlichkeit von Mitarbeitern

Bei beiden Optionen für ein Kontrollpunkt-basierte Kontrollrunde besteht die Möglichkeit, dass jemand versucht, das System zu manipulieren, indem er die Punkte entfernt oder dupliziert. Dies kann dazu führen, dass der Beamte die Punkte von einem anderen Ort aus scannen kann und es so aussieht, als ob er seine Arbeit ordnungsgemäß erledigt hätte.

Für die Kontrolle der Verantwortlichkeit der Beamten mittels GPS gibt es zwei Lösungen:

1. Passiv: Aktivieren der GPS-Position (für jeden Kontrollpunkt)

Dabei wird bei jedem Scannen eines Kontrollpunkts der GPS-Standort des Benutzers erfasst.

Der Bericht wird zeigen, dass sie sich entweder am richtigen Ort oder anderswo befinden.

2. Aktiv: Aktivieren Sie die Option Unregelmäßigkeit senden, wenn die GPS-Position fehlt, und legen Sie die GPS-Koordinaten für jeden Kontrollpunkt fest.

Dabei wird die Position überprüft und mit der Position verglichen, die Sie dem System angegeben haben.

Befindet sich das Gerät nicht innerhalb des "Leseperimeters" dieser Koordinaten, sendet es eine Anomalie, die auch eine Benachrichtigung an die Mitarbeiter der Zentrale auslösen kann.

GPS-basierte Kontrollrunden

Eine kostengünstigere Alternative zum Einsatz von NFC-Punkten oder QR-Codes ist die Nutzung der GPS-Ortungsdienste auf dem Gerät.

Die Stärke der GPS-Verbindung kann je nach Marke und Modell variieren. Daher ist es immer eine gute Idee, mit Apps von Drittanbietern wie dieser zu testen, ob es Funklöcher oder Störungen gibt: GPS-Test.

GPS-Kontrollpunkte

Die GPS-ausgelöste Kontrollpunktoption ähnelt in ihrer Funktionsweise einer Kontrollpunkt-basierten Kontrollrunden, jedoch wird anstelle des Scannens eines Kontrollpunkts der Standort des Geräts zum virtuellen "Scannen" eines Kontrollpunkts verwendet.

Für jeden Kontrollpunkt müssen Sie den GPS-ausgelösten Kontrollpunkt aktivieren, den Umkreis festlegen (in der Regel 15-45 Fuß) und dann eine Stecknadel auf der Karte platzieren, um die Koordinaten zu markieren.

Mit dieser Methode können Sie weiterhin Aktivitätsvorlagen und Anweisungen mit jedem Kontrollpunkt verknüpfen.

Vorteile von GPS-Kontrollpunkten

• Keine Kosten für die Einrichtung von Kontrollpunkten
• Die Beamten können nicht versuchen, das System zu täuschen
• Ermöglicht günstigere Geräte (kein NFC-Lesegerät erforderlich)

Nachteile von GPS-Kontrollpunkten

• Schwaches GPS-Signal, Funklöcher an einem Standort
• Es kann zeitaufwendig sein, alle Kontrollpunkte einzurichten

Nur Positionserfassung

Diese Methode unterscheidet sich von allen anderen bisher beschriebenen Möglichkeiten, da es keine feste Anzahl von Kontrollpunkten gibt.

Wenn Sie diese Option aktivieren, legen Sie lediglich ein Intervall für die Positionsverfolgung in Sekunden fest.

In jedem festgelegten Intervall zeichnet das Gerät die aktuelle Position als Kontrollpunkt auf, bis der Beamte die Kontrollrunde beendet.

HINWEIS: Wenn diese Option aktiviert ist, gibt es keine Optionen für die einzelnen Kontrollpunkte (d.h. keine verknüpften Berichte oder Anweisungen).

Dies ist eine gute Option für mobile Beamte (d. h. Beamte auf Fahrrädern oder in einem Fahrzeug). Da kein physisches Etikett zu scannen ist und die Kontrollpunkte durch die eingestellte Intervallzeit automatisiert werden. Der zusätzliche Vorteil ist, dass sie nicht anhalten müssen, um etwas zu scannen oder bestimmte Orte aufzusuchen.

Vorteile der Positionsverfolgung:

• Keine Kosten für die Einrichtung von Kontrollpunkten
• Die Beamten können nicht versuchen, das System zu täuschen
• Ermöglicht günstigere Geräte (kein NFC-Lesegerät erforderlich)

Nachteile der Positionsverfolgung:

• Von einem guten GPS-Signal abhängig
• Keine Verknüpfung von Aktivitätsvorlagen oder Anweisungen

Manuelle Kontrollgänge

Mit dem Benutzerrecht CAN_CHECK_STRIPS_ON_SIGHT kann der m-Post-Benutzer während einer Kontrollrunde auf einen Kontrollpunkt klicken und ihn gedrückt halten, um das Scannen des Punkts zu simulieren.

Das Benutzerrecht kann zu einer bestimmten Benutzer-ID, einer Benutzergruppe oder auf Rollenebene hinzugefügt werden.

HINWEIS: Wenden Sie sich bitte an Ihren GuardTek-Ansprechpartner, der Sie bei der Aktivierung dieser Funktion unterstützt.

Dies eignet sich hervorragend für die Demonstration einer Kontrollrunde oder für Tests, da Sie keinen NFC-Punkt, QR-Code oder GPS benötigen, um den Kontrollpunkt auszulösen.

Sie müssen eine Seriennummer hinzufügen, wenn Sie Dummy-Punkte erstellen wollen, damit das System den Kontrollpunkt richtig identifizieren kann. Die Seriennummer kann eine beliebige Text- oder Zahlenfolge sein, solange sie für jeden Kontrollpunkt individuell ist und nicht leer ist.

Vorteile der manuellen Kontrollgänge

• Keine Kosten für die Einrichtung von Kontrollpunkten
• Ermöglicht günstigere Geräte (kein NFC-Lesegerät oder Kamera erforderlich)

Nachteile der manuellen Kontrollgänge

• Sehr geringe Verantwortlichkeit der Beamten
• Kann nur durch Erteilung eines Benutzerrechts aktiviert werden, gilt also für alle Kontrollrunden, auf die der Benutzer Zugriff hat

Zusätzliche Eigenschaften der Kontrollrunde

Verknüpfte Berichte

Jeder Kontrollpunkt kann mit einer bestimmten Aktivitätsvorlage vom Standort aus verknüpft werden.

Dies kann in Situationen, in denen eine Kontrollliste für mehrere Standorte erstellt werden muss, sehr nützlich sein.

Ein Kunde kann zum Beispiel dafür verantwortlich sein, den Zustand aller Feuerlöscher in einem Bereich zu überprüfen. Eine Aktivitätsvorlage kann alle Prüfungen abdecken, die der Beamte bei der Inspektion eines Feuerlöschers durchführen sollte, und er kann einen Rundgang mit NFC/QR-Codes erstellen, die in der Nähe jeder Kontrollstelle angebracht sind. Durch die Verknüpfung der Aktivitätsvorlage mit den Kontrollpunkten kann ein Beamter eine Liste der Standorte der Feuerlöscher und eine Checkliste erhalten, die er für jeden einzelnen Feuerlöscher ausfüllen muss.

Verknüpfte Anweisungen

Ähnlich wie bei der Verknüpfung von Berichten können Sie auch eine bestimmte Anweisung mit einem Kontrollpunkt verknüpfen.

Auf diese Weise kann schnell auf relevante Informationen zugreifen, die möglicherweise zu umfangreich sind, um sie in die Kontrollpunkt-Anweisungen oder Kommentarfelder einzutragen.

Es kann auch nützlich sein, Anleitungsvideos oder PDF-Dateien hinzuzufügen, wenn der Beamte z. B. eine Bedienungsanleitung für eine Maschine in der Nähe oder Zugangscodes für Türen oder Tore nachschlagen muss.

Planung von Kontrollrunden

Die Optimierung des Personaleinsatzes ist einer der Hauptgründe für den Einsatz der Trackforce-Lösung. Die Planung von Kontrollrunden ist eine der häufigsten Möglichkeiten zur Optimierung des Personaleinsatzes und eine weitere Möglichkeit, die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter zu stärken.

Wenn der Beamte sich bei m-Post anmeldet, erhält er eine Benachrichtigung, wenn ein Rundgang beginnen soll. Wird der Rundgang nicht innerhalb der Karenzzeit des geplanten Rundgangs gestartet, wird eine Anomalie ausgelöst, die mit einer Benachrichtigung an einen Vorgesetzten verbunden werden kann.

Benachrichtigungen zu den Kontrollrunden

E-Mail- und in einigen Fällen SMS-Benachrichtigungen können durch Handlungen im Umfeld von Kontrollrunden ausgelöst werden.

Die am häufigsten verwendete Benachrichtigung ist das Ereignis "Nicht korrekt durchgeführte Kontrollgänge". Diese Einstellung ist mit dem Wert Mindestanzahl von Kontrollpunkten für eine vollständige Kontrollrunde verbunden.

Wenn die Mindestanzahl nicht erreicht wird und eine Kontrollrunde beendet wird, kann eine Benachrichtigung an den Vorgesetzten gesendet werden.

Wenn die Kontrollrunde geplant ist, können Sie auch Warnungen einrichten, wenn eine Kontrollrunde zu spät beginnt.

Sie können sich den ausgefüllten Rundenbericht auch einfach nach Abschluss der Kontrollrunde mit der Funktion "Alle Kontrollrunden" per E-Mail zusenden lassen.

HINWEIS: Diese Option kann je nach Anzahl und Häufigkeit der durchgeführten Kontrollrunden eine große Menge an E-Mail-Benachrichtigungen erzeugen. Ein automatischer Bericht kann eine bessere Lösung sein, um einen zusammenfassenden Bericht über die Aktivitäten während des Tages zu erhalten.

Kontrollrunden kopieren und verbinden

TIPP: Durch das Kopieren einer Kontrollrunde wird eine Kontrollrunde mit allen Kontrollpunkten an einem anderen Standort oder innerhalb desselben Standorts dupliziert. Beim Verbinden werden die ausgewählten Kontrollrunden zu einer neuen Kontrollrunde kombiniert.

Kopieren: Das Kopieren kann nützlich sein, wenn Sie eine große Kontrollrunde in kleinere Kontrollrunden aufteilen möchten. Sie können eine Kontrollrunde kopieren und dann bestimmte Kontrollpunkte aus der kopierten Kontrollrunde entfernen, um eine kleinere Kontrollrunde zu erstellen.

Verbinden: Das Verbinden von Kontrollrunden kann nützlich sein, wenn jemand versehentlich eine neue Kontrollrunde erstellt hat, obwohl er eigentlich Kontrollpunkte zu einer bestehenden Kontrollrunde an seinem Standort hinzufügen wollte.