Rapportmeldingen configureren

Cet article explique comment éditer et ajouter des Notifications de Rapports de manière individuelle mais aussi de manière globale (pour tous les Rapports d'une Location).

• Voeg afzonderlijk een melding toe aan een rapport
• Voorwaarden toevoegen
• Voeg een globale melding toe

Voeg afzonderlijk een melding toe aan een rapport

1. Ga naar het menu Parameters en open de pagina Evenementen beheer (of Incidenten beheer). Controleer of u met de juiste site verbonden bent, via de lijst in de rechterbovenhoek.

2. Klik in de rij van het gewenste rapportsjabloon op het overeenkomstige enveloppictogram in de kolom Notificaties.

3. Klik in het nieuwe venster op Een notificatie toevoegen.

4. Klik op het veld Evenement om de 5 beschikbare meldingstriggers uit te vouwen.

5. Hier kunt u een of meer triggers voor dezelfde melding selecteren.

OPMERKING: Gebruik de 2 opties Allen en Geen aan de rechterkant om snel alle triggers toe te voegen of om helemaal opnieuw te beginnen.

Begin: waarschuwt wanneer de invuller zijn rapport start en selecteert "Alleen open laten" om het op te slaan voor latere voltooiing.

Einde: waarschuwt wanneer de invuller het rapport sluit

Te laat begonnen:  zal een melding starten wanneer een gepland rapport niet binnen 5 minuten is gestart.

Te laat gestopt: geeft een melding wanneer een rapport de toegestane wachttijd heeft overschreden.

Reactie toegevoegd: waarschuwt wanneer de invuller het rapport voortzet door het opnieuw te openen vanaf de pagina Rapporten openen.

7. Ga dan naar het volgende veld en klik op Ontvanger toevoegen, er verschijnen verschillende velden. Begin met het veld Soort ontvanger:

OPMERKING: Er zijn 3 verschillende soorten ontvangers in dit menu:

Gebruiker van het systeem: is een ontvanger die al een gebruikersaccount op uw platform heeft (klant, agent, manager, supervisor, enz.).

Interne werknemer: is een ontvanger wiens gegevens onder de module Bezoekers zijn ingevoerd als Medewerker. Deze optie is handig in het geval van bekende mensen in het systeem, die op de hoogte moeten worden gebracht zonder een gebruikersaccount bij Guardtek te hebben. Bijvoorbeeld een onderhoudsmedewerker.

Extern contact: is een ontvanger volledig extern aan het platform. Bijvoorbeeld: een leverancier, onderaannemer, enz.

8. Selecteer het gewenste type ontvanger.

Bestaande gebruikers van Guardtek en Werknemer zijn te vinden in het dynamische menu ontvanger.
In het geval van een Extern Contact zal deze, indien aanwezig, ook in de dynamische lijst staan, maar in het geval van een creatie, selecteer -- Nieuw extern contact -- in het volgende menu. Hierdoor worden verschillende andere velden weergegeven waarin u alle benodigde gegevens kunt invullen.

10. In het eerste veld "Soort bericht" kunt u de gewenste methode kiezen: SMS, E-mail of Telefonisch (=een telefoonrobot leest dan in het Engels de notificatie per oproep voor).

OPMERKING: Sommige Meldingen zijn niet mogelijk via SMS of telefonisch, indien dit van toepassing is, zal deze keuze worden verborgen in de lijst.
Ook moet er minimaal één trigger worden geselecteerd voordat deze lijst wordt geactiveerd (zie punt 4).

11. Klik ten slotte op Toevoegen om deze ontvanger toe te voegen.
Begin opnieuw bij punt 7 om andere ontvangers toe te voegen of ga naar de volgende stap.

12. In het volgende veld, Voorvoegsel van het onderwerp, kunt u nauwkeurig de combinatie van informatie definiëren die het onderwerp vormt van de e-mail die bij elke melding wordt verzonden.
Deze combinatie begint standaard met de trigger, de naam van het rapport, de unieke referentie (indien geconfigureerd op uw platform) en de oorspronkelijke positie. U kunt hier andere elementen aan toevoegen door in het veld te klikken en de vervolgkeuzemenu's te gebruiken die verschijnen.

13a. De werking van het volgende veld Voorwaarden instellen? wordt in het volgende hoofdstuk uitgelegd.
Zodra alles naar wens is ingesteld, klikt u op Opslaan onderaan het venster.

Na het laden worden de velden automatisch leeggemaakt zodat u achtereenvolgens andere meldingen kunt coderen en uw codering wordt weergegeven onderaan in het venster.

Klik op Annuleren om de codering te stoppen, dit venster te sluiten en terug te keren naar de lijst met ontvangers.

Vanuit deze lijst kunt u:

- wijzig een ontvanger door op het potloodje in de kolom Editeren te klikken.

- deactiveer of reactiveer een ontvanger door op het pictogram in de kolom Activatie te klikken.

Voorwaarden toevoegen

13b. (Optioneel) Als u het aantal meldingen dat een ontvanger ontvangt wilt filteren of beperken, schakelt u de optie Voorwaarden instellen? op Ja om het in te stellen.

Hierdoor worden 2 nieuwe groepen velden weergegeven waarmee u filters/beperkingen/regels kunt definiëren op basis van de antwoorden in het rapport.

Twee groepen voor twee scenario's:

1- Voldoe aan ten minste EEN van de volgende voorwaarden om onafhankelijke voorwaarden te definiëren.
De melding wordt verzonden als aan een voorwaarde is voldaan.

2- Moet aan ALLE volgende voorwaarden voldoen om meerdere cumulatieve voorwaarden te definiëren.
Er wordt alleen een melding verzonden als aan alle voorwaarden is voldaan.

13.1. Kies dus eerst één van de 2 groepen volgens jouw scenario.

13.2.  Klik in de gewenste groep op het veld Vraag om een ​​lijst weer te geven met alle velden van het betreffende Rapport en kies er één uit.
OPMERKING: Alleen gesloten vragen worden weergegeven.

13.3. Klik dan op het volgende veld Is om daar een "voorwaarde" te selecteren: gelijk, is niet gelijk, is kleiner dan, is groter dan, etc...

13.4. Selecteer in het derde veld, dat wordt gevuld op basis van de mogelijke antwoorden op het veld Vraag, het antwoord waarop de huidige voorwaarde wordt gebaseerd.

13.5. Klik om te eindigen op de + aan de rechterkant om de voorwaarde te valideren en andere toe te voegen.
Of gebruik de - om een ​​bestaande voorwaarde te verwijderen.

13.6. Wanneer alle voorwaarden zijn gedefinieerd, klikt u op Opslaan.

Voeg een globale melding toe

1. Ga naar het menu Parameters en open de pagina Evenementen beheer (of Incidenten beheer). 

2. Klik in de kop van de kolom Notificaties op de envelop helemaal bovenaan.

3. Hetzelfde venster als een individuele melding verschijnt, maar hier configureert u algemene, globale meldingen.

4.Raadpleeg stap 3 tot en met 13 van het proces voor individuele kennisgeving.

OPGELET: Het is logischerwijs niet mogelijk om voorwaarden voor algemene meldingen in te stellen.