Voor aanmelding van een bezoeker

Het vooraf registreren van verwachte bezoekers geeft onthaalmedewerkers op drukke tijdstippen meer tijd voor andere zaken, door de mogelijkheid te bieden toekomstige bezoekers op kalmere tijdstippen vooraf in te brengen (of deze taak zelfs over te laten aan nachtdiensten). Eenmaal ingebracht, verschijnt de vooraf geregistreerde bezoeker in de lijst met verwachte Bezoekers op de dag van hun bezoek. Voor Bezoekers de volgende dag maakt een module het zelfs mogelijk gegevens in batches te importeren.

 

Bezoekers individueel vooraf registreren

Bezoekers vooraf registreren voor de volgende dag door import

 

Bezoekers individueel vooraf registreren

1. Ga naar de pagina Vooraf inschrijving bezoeker in het submenu Bezoekers.(zie dit artikel).

 

2. Selecteer de Site via de vervolgkeuzelijst in de rechterbovenhoek.

 

3. De pagina bestaat uit 3 delen:

Een frame voor de vooraanmelding door import(zie volgend punt)
Een frame voor het definiëren van de kenmerken van de bezoeker
De verschillende onderdelen van het Bezoekers rapport

 

4. Begin met het tweede frame en selecteer het bezoekerstype in de lijst.
Stel vervolgens de geplande bezoekdatum en -tijd in en ten slotte, indien nodig, de uiterste datum voor herhaalbezoeken (optioneel).

 

5. Ga naar het volgende frame, waarin u wordt gevraagd de identiteit van de Bezoeker in te voeren.
Door een bestaande terugkerende bezoeker te selecteren in de bezoekerslijst, of door op het +-pictogram aan de rechterkant te klikken om een ​​nieuwe bezoeker aan te maken (Naam, Voornaam, Bedrijf en regelmatige bezoeker in te vullen).

Als u meerdere bezoekers wilt invoeren (conferenties, meetings, enz.), klikt u op de knop Aan een groep toevoegen na het invullen van elke bezoeker. Geregistreerde bezoekers worden dan in onderstaande tabel vermeld.
Gebruik het prullenbakpictogram in de laatste kolom om een ​​bezoeker uit deze tabel te verwijderen.

 

6. De volgende stap komt overeen met de in te vullen velden zoals gedefinieerd in de configuratie van het gekozen type bezoeker (bezochte persoon, registratie, badgenummer, bezoekrichting, enz.).
Je hebt de keuze uit:

1- Laat deze overige velden open voor de agent die de bezoeker zal begroeten >> klik onderaan direct op Opslaan om deze pre-registratie af te ronden.
2- Vul de informatie al in (geheel of gedeeltelijk omdat deze bekend/gedefinieerd is) >> vul de informatie in en klik vervolgens onderaan op Opslaan om deze voorregistratie te voltooien.

 

Bezoekers vooraf registreren voor de volgende dag door import

1. Ga naar de pagina Vooraf inschrijving bezoeker in het submenu Bezoekers. (zie dit artikel).

2. Selecteer de Site via de vervolgkeuzelijst in de rechterbovenhoek.

 

3. Het eerste frame heeft alle opties om meerdere bezoekers via een bestand op te slaan voor de volgende werkdag.

Ga dus aan de slag door een sjabloonbestand te downloaden door op de link in de linkerbenedenhoek 'Importsjabloon downloaden' te klikken.

 

4. Open dit bestand in uw spreadsheetprogramma (bijvoorbeeld Excel of Google sheets) en vul alle kolommen in voor elk van uw bezoekers (1 rij = 1 bezoeker):

Voornaam, Naam, Bedrijf:Vul deze altijd in
Regelmatige bezoeker: Vul 1 in voor ja en 0 voor nee.
Starttijd: vul het tijdstip van het bezoek in het formaat 00:00.

Geen datumveld omdat deze bezoeken alleen voor de volgende werkdag kunnen plaatsvinden.

 

5. Sla het bestand op (in hetzelfde .csv-formaat) en importeer het in Guardtek door op de knop Bestand kiezen te klikken. Klik ten slotte op Opslaan om te voltooien.

 

6. U ontvangt een groene (ok) of rode (bij formaat-/gegevensfout in uw bestand) bevestiging. Uw bezoekers zijn vooraf geregistreerd, zichtbaar op de pagina Bezoekers > Staat inschrijvingen en verschijnen de volgende werkdag op de agentenpagina.Vous recevez une confirmation verte (ok) ou rouge (en cas de défaut de format/donnée dans votre fichier). 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Artikelen in deze sectie