Gérer les notifications de formation

1. Rendez-vous sur la page Ajouter une formation V2 du sous-menu Formation (voir cet article).

2. Retrouvez la formation concernée et cliquez sur l'icône d'enveloppe de la colonne Email.

3. Dans le nouveau cadre, cliquez sur Ajouter une Notification.

4. Cliquez sur le champ Notifications pour dérouler les 3 déclencheurs de notification disponibles.

Alerte: notifie lorsque la formation d'un utilisateur arrive dans la période de renouvellement.

Manquante: notifie lorsque un utilisateur assigné n'est pas en ordre pour cette formation.

Retard: notifie lorsque la formation d'un utilisateur est arrivé à expiration.

5. Passez ensuite au champ suivant et utilisez le champ Profil du destinataire pour sélectionner l'une des 3 options:

Utilisateur Guardtek: est un destinataire possédant déjà un compte utilisateur sur votre plateforme (client, agent, chef poste, superviseur, ...).

Employé/Résident: est un destinataire dont les informations sont renseignées sous le module Visiteurs en tant qu'Employé/Résident. Cette option est utile dans le cas de personnes connues dans le système, devant être notifiée sans être en possession d'un compte utilisateur à Guardtek. Par exemple un employé de la maintenance.

Autre Contact: est un destinataire devant être notifié mais totalement externe de Guardtek. Par exemple un fournisseur, un client.

6. Les utilisateurs Guardtek et Employé/Résident existants pourront être retrouvés dans le menu dynamique Destinataire du rapport. Le cas contraire tournez vous vers le module Utilisateurs ou Visiteurs.
Dans le cas d'un Autre Contact, si existant il se retrouvera dans la liste dynamique également, mais dans le cas d'une création, sélectionnez -- Nouveau contact -- dans le menu suivant. Cela affichera plusieurs autres champ vous permettant alors de renseigner toutes les données nécessaires.

7. Si le destinataire sélectionné n'a aucune adresse email renseignée, utilisez le champ Recevoir l'alerte par pour en encoder une directement.
Si une adresse est déjà liée, celle-ci apparaitra directement dans le second champ ad hoc.

8. Cliquez enfin sur Ajouter pour ajouter ce destinataire.
Recommencez au point 5 pour ajouter d'autres destinataires ou passez à l'étape suivante.

Cliquez sur Fermer pour arrêter l'encodage de notification, fermer ce cadre et revenir à la liste des destinataires.

Depuis cette liste vous pouvez:

- modifier un destinataire en cliquant sur le crayon de la colonne Editer.

- désactiver ou réactiver un destinataire en cliquant sur l'icône de la colonne Statut.