Configurer des Notifications de retard/absence

Un module de notifications propre au Planning permet d'être notifié en cas de plusieurs actions sur un service: chaque débuts ou fins de service, tous retards ou service vacant.

1. Rendez-vous sur la page Notifications de services du sous-menu Planning (voir cet article).

2. Sélectionnez le Poste de garde à l'aide de la liste déroulante dans le coin supérieur droit.

3. Cliquez sur le bouton Ajouter une notification dans le coin supérieur droit.

4. Le nouvel encadré propose plusieurs déclencheurs de notifications:

Début de service hors limite GPS: en cas de début de service à l'extérieur de la zone prévue.
Fin de service: pour toutes fins de services.
Prise de service: pour tous débuts de services.
Retard de fin de service: en cas de fin de service réalisée au-délà de la tolérance prévue.
Retard de pré-prise de service: en cas de pré-prise de service au délà de la tolérance prévue.
Retard de prise de service: en cas de début de service au délà de l'horaire prévu.
Service vacant: en cas de prestation non assignée censée débuter prochainement.

5. Le champ suivant Profil du destinataire vous demande de choisir l'un des 3 types de contact:

Utilisateur Guardtek: est un destinataire possédant déjà un compte utilisateur sur votre plateforme (client, agent, chef poste, superviseur, ...).

Employé/Résident: est un destinataire dont les informations sont renseignées sous le module Visiteurs en tant qu'Employé/Résident. Cette option est utile dans le cas de personnes connues dans le système, devant être notifiée sans être en possession d'un compte utilisateur à Guardtek. Par exemple un employé de la maintenance.

Autre Contact: est un destinataire devant être notifié mais totalement externe de Guardtek. Par exemple un fournisseur, un client.

6. Sélectionnez ensuite le destinataire voulu.

Les utilisateurs Guardtek et Employé/Résident existants pourront être retrouvés dans le menu dynamique Destinataire du rapport. Le cas contraire tournez vous vers le module Utilisateurs ou Visiteurs.
Dans le cas d'un Autre Contact, si existant il se retrouvera dans la liste dynamique également, mais dans le cas d'une création, sélectionnez -- Nouveau contact -- dans le menu suivant. Cela affichera plusieurs autres champ vous permettant alors de renseigner toutes les données nécessaires.

7. Si le destinataire sélectionné n'a aucune adresse email renseignée, utilisez le second champ Recevoir l'alerte par pour en encoder une directement.
Si une adresse est déjà liée, celle-ci apparaitra directement dans le second champ ad hoc.

8. Le 1er champ Recevoir l'alerte par vous permet de choisir le moyen de notification voulu: SMS, Email ou Synthèse vocale (=un robot téléphonique lira alors la notification par appel).

De même, au moins un déclencheur doit être sélectionné avant que cette liste s'active (voir point 4).

9. Le champ suivant, Objet de l'Email, vous permet de définir précisément la combinaison d'informations qui constituera le sujet/objet de l'email qui sera envoyé à chaque notification.
Nous vous conseillons de rester concis et clair.

10. Cliquez enfin sur Valider pour ajouter ce destinataire et vider les champs de l'encadré.
Recommencez au point 4 pour ajouter d'autres destinataires ou passez à l'étape suivante.