Créer un Rapport d'Activité (Evénement ou Incident) – Centre d'aide en Ligne

Création d'un Rapport d'Activité
Editer des Rapports existants

NOTE: Les Rapports d'Evénements et d'Incidents permettent de créer des formulaires personnalisés, pouvant être complétés via le portail web PC et/ou l'application mPost.
Les explications qui suivent se baseront sur la page Gestion des Evénements bien que la page jumelle Gestion des Incidents partage totalement le même fonctionnement (excepté la planification).

Création d'un Rapport d'Activité

1. Rendez vous vers le menu Paramétrage et ouvrez la page Gestion des Evénements (ou Gestion des Incidents).

2. Cliquez ensuite sur Créer un Formulaire d'Evénement.

Cela va ouvrir le Créateur de Formulaire pour configurer votre Rapport.

Nom du Rapport: Définissez ici un titre pour votre Rapport.
Description: Encodez ici un descriptif pour ce rapport. Celui-ci s'affichera à l'utilisateur lorsque le rapport est complété.
Aperçu mPost: cet icône active un encart affichant le rapport en l'état comme il apparaitra sur mobile.
Configuration du Rapport: cet icône affiche les options générales du Rapport (expliqués à la section suivante).
Liste des éléments/champs: c'est ici que s'affichera dans l'ordre les éléments/champs configurés.
Enregistrer/Annuler: ces 2 boutons permettent de sauvegarder votre paramétrage ou, au contraire, d'ignorer vos actions et revenir au listing général des rapports sur votre Site.
Eléments de Formulaire: ici sont listés tous les différents types d'éléments, de champs utilisables pour composer votre Rapport.

Les Paramètres d'un Rapport

Catégorie: Cette liste déroulante vous permet de sélectionner une Catégorie existante ou d'en créer simplement une nouvelle en tapant du texte. Cette catégorisation est ensuite visible par les agents pour trier/identifier les rapports si ils sont nombreux.
Priorité: Sélectionnez un niveau parmi les 3 disponibles. Cela sera affiché dans le rapport final et la priorité haute sera signalée par l'affichage en gras et en rouge de la ligne du rapport dans le Journal de Sécurité et dans le Command Center.
L'événement peut rester ouvert: permet aux agents de maintenir leur rapport en statut ouvert (ou en pause) afin d'en continuer l'édition plus tard ou par un collègue (sa relève ou son superviseur).
Son activation va également afficher un nouveau champ pour définir la durée maximale de ce statut ouvert, en jours. Passé ce délai le rapport sera listé comme anomalie.
Peut être assigné à un agent: activable uniquement si le Rapport peut être maintenu ouvert. Cette option permet à un utilisateur d'affecter un autre utilisateur à un rapport ouvert pour, par exemple, lui demander de se charger de sa rédaction. A son activation un nouveau champ s'affiche pour vous permettre d'automatiquement affecter ces futurs rapports à un groupe d'utilisateur de manière collective.
Tout cela affichera une 3e option au bouton Maintenir Ouvert lors de la rédaction d'un Rapport.
Question automatique de notation: cette option va ajouter un champ en bas de votre rapport qui générera un résultat, un score, selon les réponses données lors de la rédaction, grâce à l'utilisation de champs type Oui/Non (où Oui=réussite et Non=échec). Un champ supplémentaire vous demande de définir un seuil de réussite (entre 0 et 100).

Ajouter des éléments/champs

Passons maintenant au contenu de votre Rapport: commencez en choisissant un type d'élément/champ depuis le panneau de droite nommé Eléments de formulaire et faites glisser sa case (ici Case à cocher) jusqu'au seul Groupe affiché (nommé Nouveau Groupe par défaut).

NOTE: La liste d'éléments disponibles est longue, utilisez le dérouleur pour pouvoir tout voir.

Vous remarquerez qu'en maintenant le clic sur un élément, celui-ci se "détache" en bleu. Et en survolant votre Rapport avec cet élément, sa position finale, selon la position de votre curseur, sera indiquée par un encart: gris si c'est le premier élément d'un Groupe, en pointillés si c'est un élément supplémentaire.

Editer un élément/champ

Cliquez simplement sue un Elément dans votre Rapport pour le déployer et afficher les différentes options:

Ici est affiché le type de cet Elément, de ce champ.
Phrasez ici votre question à laquelle les utilisateurs pourront fournir réponse.
De plus à titre indicatif un affichage du champ est ajouté (ici une case à cocher).
Remarque: d'autres champs peuvent être à remplir selon le type de champs utilisé.
Dans le cas d'une liste par exemple vous devrez également encoder les différentes réponses possibles.
Activer cette option pour rendre ce champ obligatoire avant que l'utilisateur puisse sauvegarder son rapport pour le compléter ultérieurement (votre rapport doit pouvoir être maintenu ouvert depuis sa configuration générale). Ceci ne l'empêche cependant pas de clôturer son rapport.
Activer cette option pour rendre ce champ obligatoire pour la clôture du rapport. Sans cette réponse, l'utilisateur ne pourra fermer son rapport.
Remarque: les options (3) et (4) peuvent être utilisées ensemble selon le comportement souhaité.
Activer cette option pour assujettir les réponses de ce champ au module GDPR de votre plateforme. Laissez le champ suivant vide pour utiliser la période de rétention générale de la plateforme ou encodez un nombre de mois pour y faire exception. Passé le délai, les réponses seront effacées par anonymisation.
Activer cette option permet d'afficher la réponse de ce champ directement dans le Journal de Sécurité du menu Consultation, dans une colonne de chaque entrées de ce rapport.
Option utilisée pour lier cette réponse à la création d'un visiteur (module visiteur) ou d'un véhicule (module infraction parking). Dans la liste qui s'affiche, sélectionnez le type de données à relier. La réponse sera alors également enregistrée en tant que, par exemple, Plaque d'immatriculation dans le cadre d'une infraction parking.
Cliquez sur ce bouton pour simplement cloner/dupliquer cet Elément directement sous celui-ci.
Cliquez sur Annuler pour ignorer les modifications en cours.
Cliquez sur Supprimer pour retirer totalement cet Elément/champ du rapport.
Cliquez sur Enregistrer le champ pour sauvegarder la configuration actuelle du champ.

Editer un groupe d'éléments/champs

Vous pouvez également éditer les Groupes en cliquant simplement sur leur ligne gris foncé.

Nommez ici ce Groupe.
Si cette option est active sur votre plateforme, vous pouvez retirez de cette liste les types d'utilisateur qui se verront dans l'impossibilité de modifier quoi que ce soit dans la configuration de ce Groupe et des Eléments/champs qu'il contient (très utile pour de grands sites structurés avec des responsables généraux et locaux). Permet par exemple de s'assurer qu'une partie d'un rapport reste identique, tout en laissant les autres Groupes modifiables selon les nécessités locales/structurelles.
En activant cette option vous pourrez lier l'affichage de ce Groupe (il sera donc cachée à l'ouverture du Rapport) à une ou plusieurs conditions, basées sur la ou les réponses données ailleurs dans ce Rapport. Exemple: le Groupe "Dégâts" ne s'affichera que si les agents répondent "Oui" à la question "Y a-t-il des dégâts matériels?" d'un groupe précédent.
Remarque: seuls les champs à réponse fermées sont utilisables: case à cocher, nombre, liste, liste radio, liste personnalisée et oui/non.
Supprimer totalement le groupe et les champs qu'il contient.
Cliquez sur ce bouton pour cloner/dupliquer ce Groupe directement sous celui-ci.
Cliquez sur Annuler pour ignorer les modifications en cours.
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la configuration actuelle du Groupe.

Utilisez désormais des Groupes et des Eléments/champs pour constituer tout votre futur Rapport.

Pour finir n'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder le Formulaire pour tout enregistrer.

Editer des Rapports existants

Une fois votre rapport enregistré, celui-ci apparaitra dans la liste de la page Gestion des Evénements ou Incidents:

De gauche à droite, vous pouvez:

Consulter la configuration du Rapport et en avoir un aperçu pour un rédacteur.
Voir son Nom, sa Catégorie, son niveau de Priorité et son statut actuel (cliquable pour activer/désactiver).
Voir les Consignes liées à ce Rapport et en lier d'autres.
Configurer les Notifications (générales via l'entête ou individuelles via la ligne du Rapport).
Prévoir une Planification afin de faire compléter ce Rapport de manière cyclique.
Gérer les Autorisations des différents types d'utilisateur pour 4 actions:
- Consulter: qui peut voir ce Rapport dans le Journal de Sécurité.
- Rédiger: qui peut ouvrir et compléter ce Rapport.
- Modifier: qui peut éditer ce Rapport s'il est maintenu ouvert.
- Clôturer: qui peut clôturer ce Rapport s'il est maintenu ouvert.
Editer ce Rapport pour en modifier la configuration/la structure/un champ...
Dupliquer ce Rapport en cochant sa case et en cliquant sur l'icône de feuille.
Supprimer ce Rapport en cochant sa case et en cliquant sur l'icône poubelle.
Effacer tous les filtres que vous auriez pu mettre en place via les entêtes.