Centre d'aide en Ligne

Paramétrer l'envoi de synthèses périodiques

  1. Définir l'indicateur souhaité

GuardTek permet de configurer les indicateurs de votre choix et d’activer l’envoi de ces indicateurs à une fréquence choisie. 

Cliquez sur l’onglet ci-dessous :

Dans la page suivante, vous trouverez la liste des envois déjà planifiés.

Cliquez sur le bouton pour créer un nouvel envoi périodique.                                                  

Il s’agit d’abord de sélectionner l’indicateur que vous souhaitez recevoir et d’indiquer les principales caractéristiques de l’email à envoyer :

Cocher "Ajouter le PDF en pièce-jointe" ou "Ajouter le fichier Excel en pièce-jointe" pour recevoir ces informations au format désiré par email.

NB: Si vous ne cochez rien, les informations vous seront envoyées dans le corps de l'email uniquement.

Cliquez sur Valider. 

GuardTek vous demande de préciser les critères et la forme souhaitée de l’indicateur :

Vous pouvez:

  • Filtrer sur une période précise
  • Filtrer sur une sélection de sites
  • Sélectionner un type de graphique (histogramme, courbe ou tableau)
  • Indiquer les regroupements que vous souhaitez opérer sur l’indicateur (Bloc Afficher les données par)
  • Choisir un certain niveau de précision pour le calcul de la tendance (Courbe de tendance par

Une fois ces critères renseignés et validés, le nouvel indicateur est bien enregistré :

 

 

   2. Définir la fréquence d'envoi

Pour planifier l’envoi de votre synthèse, cliquez sur le lien Aucune planification :

Indiquez dans ce formulaire la période durant laquelle vous souhaitez recevoir cette synthèse, à quelle fréquence, et à quel moment exact. Lorsque vous saisissez l’heure, cliquez sur le bouton  afin qu’elle soit enregistrée. 

Cliquez sur Valider. 

Pour ajouter un destinataire, cliquez sur le bouton Email situé dans le tableau.

Les destinataires déjà paramétrés s’affichent dans la fenêtre :

Pour ajouter un nouveau destinataire, cliquez sur le bouton.

Une nouvelle fenêtre s’affiche :

Cette fenêtre rappelle les paramètres généraux de la notification, et vous permet de choisir son destinataire. Le destinataire de la notification peut être sélectionné parmi les contacts déjà présents dans GuardTek ou dans l’annuaire. Vous pouvez également saisir un nouveau contact directement depuis cette page, en sélectionnant Nouveau contact dans la liste. 

Vous pouvez ensuite indiquer le nom, prénom, la société de rattachement et l’adresse email, s’il s’agit d’un nouveau contact.

 Vous pouvez, si vous le souhaitez, préciser l’objet de l’email. Si vous ne renseignez pas ce champ, l’email sera envoyé par défaut avec le nom de la synthèse comme objet. 

Une fois ce formulaire complété, cliquez sur le bouton pour sauvegarder ce nouveau destinataire. 

Votre envoi est correctement paramétré !

 

     3. Autres actions disponibles

Ce module d’envoi de synthèse périodique permet également :

  • D’activer/désactiver l’envoi d’une synthèse :
  • De modifier les destinataires de la synthèse :
  • De modifier la planification en cliquant sur le lien de la colonne Planifier
  • D’exécuter la génération () ou l’envoi () de la synthèse
  • De modifier une synthèse existante
  • De supprimer une synthèse de la liste en cochant la case et en cliquant sur
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