Paramétrer l'envoi de synthèses périodiques

Les synthèses périodiques sont des analyses préconfigurées et planifiées pour envoyer des notifications emails automatiquement. Voici comment en créer.

Définir le type de synthèse
Configurer l'analyse
Configurer la Planification
Ajouter des Notifications
Gérer les synthèses existantes

Définir le type de synthèse

1. Rendez vous sur la page Synthèse périodique (par Email) du menu Analyses.

2. Vous trouverez la liste des envois déjà planifiés depuis votre compte utilisateur.

3. Cliquez sur le bouton Ajouter une Notification dans le coin supérieur droit pour créer une nouvelle synthèse périodique.

4. Le cadre affiché propose 3 ou 4 options: sélection du type d'analyse, nom de la synthèse périodique, génération d'un fichier PDF en pièce jointe et, pour certains types, génération d'un fichier csv en pièce jointe.

5. Cliquez sur Valider pour afficher le cadre de configuration de l'analyse. 

Configurer l'analyse

6. Vous devez désormais configurer l'analyse sur laquelle se basera le système pour générer les synthèses périodiques.

Le fonctionnement ici est identique à une analyse ponctuelle.
Consultez cet article pour avoir tous les explicatifs nécessaires à la configuration.
La seule différence est à l'étape 1 où vous sélectionnez ici une période coulante (qui s'adaptera à chaque répétition de l'envoi) et non fixe.

7. Une fois ces critères renseignés, cliquez sur Valider, la nouvelle synthèse est bien enregistrée.

Configurer la Planification

8. Il faut maintenant prévoir une planification en cliquant sur le lien Non défini de la colonne Planifier.

9. Le 1er cadre demande l'encodage d'une date de début et de fin d'activation de planification.
Le 2nd cadre permet de sélectionner un rythme et un moment précis d'exécution.
Le dernier cadre permet enfin de définir une heure exacte d'exécution (en cliquant sur Ajouter).

10. Cliquez sur Valider pour revenir à la liste. Le lien Non défini affiche désormais la périodicité configurée.

Ajouter des Notifications

11. Dernière étape, il faut désormais ajouter un ou plusieurs destinataires, en cliquant sur l'icône de la colonne Email.

12. Dans le nouveau cadre, cliquez sur Ajouter une Notification.

13. Commencez par le champ Profil du destinataire:

NOTE: Il existe 3 types de destinataires différents dans ce menu:

Utilisateur Guardtek: est un destinataire possédant déjà un compte utilisateur sur votre plateforme (client, agent, chef poste, superviseur, ...).

Employé/Résident: est un destinataire dont les informations sont renseignées sous le module Visiteurs en tant qu'Employé/Résident. Cette option est utile dans le cas de personnes connues dans le système, devant être notifiée sans être en possession d'un compte utilisateur à Guardtek. Par exemple un employé de la maintenance.

Autre Contact: est un destinataire devant être notifié mais totalement externe de Guardtek. Par exemple un fournisseur, un client.

14. Sélectionnez donc le type de destinataire voulu.

Les utilisateurs Guardtek et Employé/Résident existants pourront être retrouvés dans le menu dynamique Destinataire du rapport. Le cas contraire tournez vous vers le module Utilisateurs ou Visiteurs.
Dans le cas d'un Autre Contact, si existant il se retrouvera dans la liste dynamique également, mais dans le cas d'une création, sélectionnez -- Nouveau contact -- dans le menu suivant. Cela affichera plusieurs autres champ vous permettant alors de renseigner toutes les données nécessaires.

15. Si le destinataire sélectionné n'a aucune adresse email renseignée, utilisez le second champ Recevoir l'alerte par pour en encoder une directement.
Si une adresse est déjà liée, celle-ci apparaitra directement dans le second champ ad hoc.

16. Le champ suivant, Objet de l'Email, vous permet d'ajouter du texte au sujet/objet de l'email qui sera envoyé à chaque synthèse.

17. Cliquez enfin sur Ajouter pour ajouter ce destinataire.
Recommencez au point 13 pour ajouter d'autres destinataires ou passez à l'étape suivante.

Cliquez sur Fermer pour arrêter l'encodage de notification, fermer ce cadre et revenir à la liste des destinataires.

Depuis cette liste vous pouvez:

- désactiver ou réactiver un destinataire en cliquant sur l'icône de la colonne Statut.

- supprimer un destinataire en cochant la case de la dernière colonne et en cliquant sur la corbeille.

Gérer les synthèses existantes

La liste vous permet plusieurs choses.

• Activer/désactiver l’envoi d’une synthèse via l'icône de la colonne Statut.
• Modifier les destinataires de la synthèse via l'icône de la colonne Email.
• Modifier la planification en cliquant sur le lien de la colonne Planifier.
• Exécuter la génération () ou l’envoi () de la synthèse.
• Modifier une synthèse existante via l'icône de la colonne Editer.
• Supprimer une synthèse de la liste en cochant la case et en cliquant sur la corbeille de l'entête.