Centre d'aide en Ligne

Ajouter une formation

Il est possible d’enrichir le référentiel des formations en ajoutant manuellement de nouvelles formations. Pour cela, cliquez sur le menu Formation, puis sur l’onglet Ajouter une formation.

La liste des formations existantes s’affiche :

Si la formation souhaitée n’existe pas dans cette liste, vous pouvez la créer en cliquant sur le bouton  

Vous devez renseigner le formulaire ci-dessous :

-        Type de formation : Sélectionnez "Standard" (l'option "journalière" est spécifique aux activités aéroportuaires)

-        Fonction : Vous devez préciser dans ce champ le profil concerné par cette formation parmi les profils existants

-        Nom de la formation : indiquez ici le libellé de la formation

-        Description de la formation : vous pouvez donner ici des précisions sur le contenu, les objectifs ou le public visé par cette formation

-        Objectif : il s’agit d’indiquer ici le niveau à atteindre (en pourcentage) pour valider cette formation

-        Renouvellement : précisez la durée de validité de la formation, au-delà de laquelle elle doit être renouvelée

-        Nombre de jours pour afficher l’alerte avant le renouvellement : renseignez le moment auquel vous souhaitez qu’une alerte de renouvellement soit envoyée pour avertir de la fin de validité de la formation

Cliquez sur le boutonpour enregistrer cette formation. Elle s’affiche ensuite dans la liste des formations. 

A partir de cette liste, plusieurs actions sont possibles : 

-        Le bouton Statut pour modifier le statut de la formation : une formation inactive ne pourra pas être ajoutée au CV d’un collaborateur

-        Le bouton Emailpour paramétrer des notifications liées à cette formation (voir plus bas pour plus de précisions)

-        Le bouton Éditerde la colonne Sites concernés pour modifier les sites pour lesquels cette formation doit être active

-        Le bouton Éditerde la colonne Éditer pour modifier le contenu d’une formation existante

-        La case à cocher de la dernière colonne qui permet de supprimer une formation existante. Attention : une formation déjà affectée à un collaborateur restera visible dans son CV. 

Cette liste de formations sera proposée lorsque vous ajouterez une formation interne sur le CV de vos agents :

Paramétrer les alertes email

Dans la liste de formations décrite plus haut, vous pouvez configurer des alertes email en cliquant sur le bouton de la colonne Email pour la ligne de formation qui vous intéresse.  

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez consulter les alertes existantes pour cette formation :

 

 

Vous pouvez également ajouter des destinataires de notifications en cliquant sur le bouton

Dans ce cas, on vous demandera de renseigner les informations suivantes :

-        Le champ Notification permet de définir le type d’alerte (Alerte, Formation manquante ou Retard d’obtention)

-        Le champ Profil du destinataire vous permet de sélectionner les destinataires de la notification. Vous devez d’abord choisir le type de personne que vous souhaitez ajouter comme destinataire.

          o   Sélectionnez Le destinataire est enregistré dans GuardTek ou Employé/Résidentsi la personne à notifier a déjà un compte dans Guardtek. Dans ce cas, vous pourrez directement le sélectionner dans le menu déroulant « destinataire du rapport ».

          o   Sélectionnez Nouveau contact si la personne n’a pas de compte ou de fiche contact dans Guardtek. Vous pourrez ajouter ses coordonnées manuellement.

-        Le champ Recevoir l’alerte par indique que la notification sera envoyée par email. Vous devez ensuite saisir l’email du destinataire dans le champ présenté à droite.

Si vous avez sélectionné une personne qui existe dans Guardtek, et que les informations ont été renseignées lors de la création du profil de cette personne, l’email sera automatiquement affiché.

Pour l’envoi par email, vous pouvez ajouter un objet qui apparaîtra dans le titre de l’email envoyé (ceci est recommandé, notamment si vous avez paramétré des règles ou utilisez des filtres dans votre messagerie). 

Une fois paramétrée et validée, la notification sera automatiquement envoyée aux destinataires enregistrés dès que la situation décrite se produira.

 

 

 

 

 

 

 

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