Créer un type de visiteur

Dans cet article nous allons expliquer comment créer un type de Visiteur depuis Guardtek.net, quels sont les options de base, facultatives et comment ajouter des questions supplémentaires.

Comment créer un type de Visiteur
Configuration minimum pour créer un type de Visiteur
Toutes les options
Ajouter des questions

Comment créer un type de Visiteur

1. Rendez-vous sur la page Gestion des Visiteurs du menu Paramétrage.

2. Sélectionnez le Site à l'aide de la liste déroulante dans le coin supérieur droit.

3. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau type de visiteur à droite.

Configuration minimum pour créer un type de Visiteur

4. Sur l'écran de création, seuls 6 options, divisée en 2 cadres, doivent être complétés pour créer un type de Visiteur.

Cadre 1 Type de visiteur: définit les caractéristiques et les options de traitement dans Guardtek.

Nom: permet de nommer clairement le type de visiteur en question (ex : Livreur, Technicien, Entretien).
Groupe de visiteurs: permet aux utilisateurs d'encoder plusieurs visiteurs à la fois.
Options avancées...: voir le point Toutes les options plus bas.

Cadre 2 Formulaire de saisie: paramétrez ici les différents champs à remplir lors de l'arrivée d'un visiteur.

Nom / Prénom: requiert l'encodage du nom et prénom du visiteur.
Photo: permet l'encodage d'une photo soit par importation d'image, soit par webcam en direct.
Société: requiert l'encodage de la société du visiteur.
Personne visitée: requiert l'encodage des coordonnées (nom, prénom, société/service) de la personne accueillant le visiteur.
Ajouter des questions: (s'affichera après la création, en éditant la configuration), voir le point Ajouter des questions plus bas.

5. Cliquez alors sur Créer pour terminer la création et enregistrer ce type de visiteur. Celui-ci est listé sur la page initiale et est désormais utilisable par vos équipes.

Toutes les options

Passons désormais en revue toutes les autres options disponibles.
5b. Reprenons à l'étape 4 ci-dessus et cliquez sur Options avancées... dans le premier cadre.

6. 12 champs supplémentaires s'affichent alors:

Temps de présence autorisé: sélectionnez ici le temps maximum sur site possible avant la génération d'une anomalie visible en rouge sur l'écran de suivi des entrées/sorties de visiteurs de vos équipes.
Validation requise: active, les visiteurs de ce type devront faire l’objet d’une validation. Cette validation sera effectuée par la personne renseignée dans la colonne Validation cliquable dans la liste générale.
Enregistrer la sortie du visiteur: Cochez cette case pour que les agents puissent indiquer l'heure de sortie du visiteur.
Ajouter un commentaire à la sortie: si vous cochez cette case, un champ Commentaires sera affiché lors de la sortie du visiteur avec que l'agent puisse saisir une information complémentaire.
Enregistrement du matériel: permet l'encodage de tout objet entrant sur le site à renseigner officiellement. L'agent devra alors renseigner nom, désignation/description, quantité et référence.
N° d'immatriculation du véhicule: permet l'identification du véhicule par encodage de sa marque, modèle et immatriculation.
Sortie de clés: permet au visiteur d'être listé dans le module clé.
Sens de la visite: permet de renseigner le sens de la visite (Entrée > Sortie ou vice versa).
Temps de présence autorisé: différent du premier champ, celui-ci donne la possibilité à l'agent qui accueille le visiteur de définir un temps de présence propre à cette visite exclusivement.
Uniquement des visiteurs avec une période de validité active: contactez votre CSS ou notre Support pour toute explication.
Identifiant interface: contactez votre CSS ou notre Support pour toute explication.
Définir des dates d'entrée et sortie différées: permet l'encodage de dates d'entrée et de sortie différentes (antérieures ou postérieures à l'encodage du visiteur).

7. N'oubliez pas de Valider pour enregistrer votre configuration.

Ajouter des questions

Vous pouvez également ajouter d'autres points à compléter lors d'une visite (sens entrée ou sortie).

1. Editez un type de visiteur en cliquant sur l'icône de crayon de la colonne Editer.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter des questions du second cadre. Cela va afficher un nouvel encadré.

3. Commencez par donner un titre au futur groupe de questions. Vous pouvez aussi définir si ces questions seront demandées à la sortie d'un visiteur en cochant la case Remplir à la sortie. Et cliquez sur Valider.

4. Cliquez sur le nouveau bouton Ajouter une question. Un nouvel encadré s'affiche.

5. 4 champs à définir:

Question: encoder ici la question posée à l'agent.
Type de réponse: choisissez l'un des types de champ possibles (voir cet article).
Obligatoire: cochez cette case pour rendre cette question obligatoire.
Contient des données personnelles: cochez cette case pour assujettir la réponse au module RGPD de la plateforme, et, si besoin, définir une exception, en mois, à l'aide du champ suivant.

6. Cliquez sur Valider pour fermer l'encadré de cette question et revenir à la liste des questions.
Cliquez sur le Valider sous le tableau pour fermer le dernier encadré et revenir à la configuration du type de visiteur. Et enfin le dernier Valider pour enregistrer toutes vos modifications pour ce type de visiteur.