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Besucherart anlegen

Um einen neuen Besuchertyp anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche  rechts oben auf der Seite.

Sie gelangen zu einem neuen Fenster:

Nachstehend eine Beschreibung der Felder, die ausgefüllt werden müssen, um einen neuen Besuchertyp anzulegen:

- Besuchertyp: Geben Sie hier die Bezeichnung des jeweiligen Besuchertyps ein (Beispiel: Lieferung, externer Besucher, Arbeit)
- Sprache: Die Sprache des Besuchers ist standardmäßig Französisch.
- Ausweis drucken (automatisch): Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird bei Erscheinen eines Besuchers dieses Typs automatisch der Druck eines Ausweises ausgelöst.
- Bestätigung erforderlich: Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, ist bei Besuchern dieses Typs eine Validierung erforderlich. Die Validierung erfolgt durch die Person, die in der Spalte Validierung der Liste eingetragen ist.
- Begleitung erforderlich: Dieses Kontrollkästchen zeigt an, dass der Besucher während des Besuchs zu begleiten ist.
- Besuchsende protokollieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit Mitarbeiter den Zeitpunkt angeben können, zu dem der Besucher den Standort verlassen hat.
- Begrüßungsnachricht: Sofern für diese Art von Besucher eine bestimmte Begrüßungsnachricht festgelegt ist, können Sie sie in diesem Feld vermerken.
- Bei Besuchsende Kommentar hinzufügen: Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird ein Kommentarfeld angezeigt, wenn der Besucher geht, damit der Mitarbeiter ergänzende Angaben machen kann.
- Informationen, die bei (Echtzeit-)Einsichtnahme in die Liste der aktuellen Besucher anzuzeigen sind: Sie können ein Feld auswählen, wenn Sie den Inhalt des Besucherdatensatzes angepasst haben. Auf diese Weise können Mitarbeitern zusätzliche Informationen zu den anwesenden Besuchern angezeigt werden (z.B. der Grund für den Besuch):

Klicken Sie auf Bestätigen.
Es erscheint eine Tabelle mit vordefinierten Informationen, die die standardmäßig vorgeschlagenen Elemente zur Erweiterung des Besucherformulars zeigt.

Per Klick auf das Symbol in der Spalte Aktivieren können Sie wählen, ob Sie die einzelnen Fragengruppen aktivieren möchten oder nicht. Ein aktiviertes Feld wird durch das Symbol angezeigt.

 

Ein aktiviertes Element kann dann als zwingend definiert werden. Ebenso können Sie mit Klick auf das Symbol in der Spalte Pflicht die gesamte Fragengruppe als Pflichtfragen vorgeben. Das Symbol zeigt an, dass die Beantwortung der betreffenden Fragengruppe nunmehr zwingend erforderlich ist.

 

Die Schaltfläche ermöglicht die Anzeige einer Zusammenfassung Ihres Besucherdatensatzes. Hier eine Übersicht über die einzelnen Standardfragengruppen in GuardTek:

 

-        Sinn und Zweck des Besuchs:

-        Identität des Besuchers:

-        Besuchte Person:

-         Ausweisdruck:

-        Hardware-Registrierung (PC, etc.):

-        Autorisierte Anwesenheitszeit:

-        Foto des Besuchers:

-        Fahrzeugkennzeichen:

Ergänzende Fragen lassen sich per Klick auf die Schaltfläche hinzufügen. In dem neuen Fenster können Sie die Fragen eingeben, die Sie mit diesem Besuchertyp verknüpfen möchten.

Sie müssen zuerst den Namen der Fragengruppe eingeben und dann bestätigen:

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche , um eine neue Frage zu erstellen:

Geben Sie den Namen der Frage ein, die Art der Antwort, die Sie anzeigen möchten, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn es sich um eine Pflichtfrage handelt:

Weitere Informationen zu den verschiedenen Arten vorgeschlagener Antworten in GuardTek finden Sie im Kapitel Verwaltung vordefinierter Fragen und Antworten.

Klicken Sie auf  um Ihre neue Frage zu speichern, und wiederholen Sie dann diesen Vorgang, um weitere Fragen hinzuzufügen. 

Die Fragen werden schrittweise in der Tabelle angezeigt:

Wenn Sie alle Fragen in dieser Gruppe eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche  

Die neue Fragengruppe wird unten im Besucherdatensatz angezeigt:

Klicken Sie auf , um das Anlegen dieses neuen Besuchers abzuschließen.

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